Permisos retribuidos - Plantilla Excel gratis

1. Abre la hoja Solicitudes y revisa las filas de ejemplo antes de introducir datos reales.
2. Registra el número, nombre del empleado, departamento y tipo de permiso solicitado.
3. Introduce la fecha de inicio, la fecha de fin y la fecha en que se presentó la solicitud con formato DD/MM/AAAA.
4. Completa Días Solicitados y Días Permitidos según el artículo 37.3 del Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo aplicable. No cuentes automáticamente días laborables si la norma exige días naturales.
5. Comprueba la columna Exceso Días antes de decidir: cualquier valor superior a cero requiere revisar el periodo o tramitar la parte no retribuida.
6. Actualiza Estado, Aprobado Por, Justificante y Observaciones cuando el responsable resuelva la petición.
7. Consulta Resumen para revisar la información agrupada y utiliza Instrucciones como guía de cumplimentación y criterios de uso.

La solicitud entra por un canal identificable

En una pyme de 25 trabajadores, la persona empleada comunica el hecho causante a su responsable y a RRHH. Administración registra en Solicitudes el nombre, departamento, tipo de permiso, fecha de inicio, fecha de fin y fecha de solicitud; no basta con guardar un correo en una carpeta sin relacionarlo con el expediente.

Por ejemplo, Carlos comunica el 15/02/2026 que contraerá matrimonio del 03/03/2026 al 17/03/2026. La fila de la imagen 1 recoge Matrimonio, 15 días solicitados, la fecha de comunicación, el justificante y la persona que resolverá. El responsable contrasta primero si son 15 días naturales y si el convenio mejora esa duración.

RRHH comprueba el derecho y la cobertura

El encargado de turno revisa si la ausencia afecta a la cobertura y propone una organización alternativa, pero no decide por sí solo el derecho retribuido. RRHH o el gestor laboral comprueba el hecho causante, el parentesco cuando procede, el convenio y si las fechas encajan con la regla legal.

En una clínica con 25 empleados y guardias, una hospitalización comunicada el 10/06/2026 exige verificar los 5 días previstos legalmente y coordinar las guardias. Si la persona pide 7, la columna Exceso Días muestra 2 para que se aclare si el convenio concede más o si los dos días restantes deben tramitarse con otra situación.

La resolución llega a nómina y al archivo

Una vez aprobado, el responsable completa Estado, Aprobado Por y Justificante. Nóminas recibe el periodo aprobado para mantener la retribución correspondiente y evitar descontar por error esos días; si existe una parte no retribuida, debe quedar separada y documentada.

La imagen 2 muestra la hoja Resumen como punto de revisión global, mientras que la imagen 3 corresponde a Instrucciones y sirve para que otra persona pueda continuar el proceso. Al cierre de mes, RRHH revisa pendientes, excesos y justificantes faltantes antes de enviar incidencias a la gestoría.

Los mínimos legales del artículo 37.3

El artículo 37.3 del Estatuto de los Trabajadores reconoce, entre otros, 15 días naturales por matrimonio o registro de pareja de hecho; 5 días por accidente o enfermedad grave, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que precise reposo domiciliario de determinados familiares o convivientes; y 2 días por fallecimiento de cónyuge, pareja de hecho o familiar hasta segundo grado, ampliables a 4 si es necesario desplazamiento.

También corresponde 1 día por traslado del domicilio habitual y el tiempo indispensable para cumplir un deber inexcusable de carácter público y personal. La ausencia por nacimiento no debe anotarse automáticamente como el antiguo permiso de dos días: actualmente la suspensión por nacimiento y cuidado se encuadra en el artículo 48 del Estatuto, salvo que el convenio o una norma reconozca una mejora concreta.

La fecha y la justificación deben estar bien documentadas

La ley no fija un plazo general único de preaviso para todos los permisos. El convenio puede establecerlo y, cuando el hecho sea previsible, la empresa puede exigir una comunicación razonable y el justificante adecuado; una urgencia médica o un fallecimiento no se gestionan igual que una boda prevista con un mes de antelación.

El permiso retribuido cubre el tiempo que corresponda con mantenimiento de la retribución ordinaria, sin convertir automáticamente cualquier ausencia en horas extraordinarias. Por ejemplo, si se conceden 5 días y la persona falta 7, los 2 restantes no deben pagarse como permiso salvo que el convenio lo amplíe.

Convenio, nómina y control

El convenio colectivo puede mejorar el mínimo legal, concretar desplazamientos o establecer reglas de cómputo. Por eso Días Permitidos debe introducirse tras identificar el convenio y no mediante una cifra fija para todos los empleados.

Una denegación injustificada o la transgresión de las normas sobre permisos puede constituir infracción grave en materia laboral, con multas de 751 € a 7.500 € según el artículo 7.5 de la LISOS y su graduación. La plantilla no sustituye los documentos originales, pero deja trazabilidad de quién pidió, quién aprobó, qué se justificó y qué se trasladó a nóminas.

Cuando esa trazabilidad se cruza con las ausencias, conviene llevar el registro en una herramienta de absentismo para distinguir permisos, faltas y su impacto en nómina.

Contar días laborables cuando corresponden naturales

El error que más discusiones genera es sumar solo los días de turno. En el matrimonio, el artículo 37.3 fija 15 días naturales: si el permiso comienza el 03/03/2026, el periodo ordinario termina el 17/03/2026, no el 23/03/2026 porque haya dos fines de semana entre medias.

En una empresa con 10 empleados, ampliar por error 2 días cada uno en cinco permisos de matrimonio genera 10 jornadas retribuidas indebidas. Con un coste salarial y de Seguridad Social estimado de 110 € por jornada, son 1.100 € antes de contar sustituciones.

Aprobar sin comprobar el hecho causante

Otro fallo es marcar Aprobado cuando el empleado solo ha enviado un mensaje sin documento o cuando no se ha acreditado el parentesco. La columna Justificante no debe utilizarse como adorno: debe indicar Sí solo cuando el documento se ha recibido y archivado conforme a la política de protección de datos.

También he visto registrar como permiso retribuido una ausencia por nacimiento con la antigua duración de 2 días. Ese criterio puede provocar una reclamación de salario o una incidencia de Seguridad Social; hay que separar la suspensión por nacimiento del permiso que, en su caso, mejore el convenio.

Dejar vacíos Estado y Aprobado Por

Una hoja con fechas pero sin resolución no demuestra que la empresa haya contestado. Si una persona reclama 3 días denegados y nadie puede identificar al responsable, el conflicto se desplaza a RRHH y la empresa pierde una defensa sencilla.

El cuarto error es descontar en nómina una ausencia aprobada. Para una persona con 1.650 € brutos mensuales y 30 días de referencia, dos días descontados por equivocación suponen 110 € brutos de diferencia, además de corregir cotización e IRPF. La revisión de Exceso Días y justificantes antes del cierre evita este tipo de rectificación.

Tras revisar el exceso de días y los justificantes antes del cierre, el siguiente paso lógico es llevar un control de vacaciones del personal para evitar descuentos erróneos y registrar cada aprobación.

Separar el maestro de empleados del registro

Con 25 empleados, la tabla funciona si RRHH mantiene nombres y departamentos consistentes. A partir de 60 personas, conviene crear un maestro de personal y usar validaciones o BUSCARV para recuperar el departamento a partir del empleado; escribir María Fernández, M. Fernández y Maria Fernandez como tres valores distintos rompe cualquier resumen.

Si una revisión manual tarda 4 minutos por solicitud y entran 45 solicitudes al mes, son 3 horas mensuales. Una lista validada y una búsqueda automática pueden bajar el control a 1 minuto por fila: el ahorro aproximado es de 2,25 horas al mes, sin cambiar el criterio jurídico.

Preparar los datos para la gestoría

Antes del cierre de nómina, filtra Estado por Aprobado y extrae Empleado, Fecha Inicio, Fecha Fin, Tipo de Permiso y Días Permitidos. No envíes toda la hoja con solicitudes pendientes o rechazadas: una exportación limpia reduce el riesgo de pagar días no autorizados.

Para revisar acumulados por persona, una versión ampliada puede emplear SUMAR.SI sobre Días Permitidos y el nombre del empleado. Por ejemplo, si una trabajadora acumula 7 días en tres expedientes, RRHH puede comprobar si son permisos distintos o una duplicidad antes de trasladar el dato.

Controlar cambios y accesos

• Protege las columnas calculadas y deja editables solo los campos de entrada.
• Usa listas cerradas para Estado, Justificante y Tipo de Permiso.
• Guarda una copia mensual con fecha, por ejemplo 30/06/2026, para conservar el histórico.
• Limita el acceso a justificantes, porque pueden contener datos de salud o información familiar especialmente sensible.

Excel es adecuado para una pyme con pocas decenas de empleados; cuando hay varias sedes, cientos de solicitudes o integración directa con nómina, conviene pasar a un sistema con permisos de usuario y auditoría. La hoja sigue siendo útil como formato de intercambio con la gestoría.