Seguimiento de bajas médicas - Plantilla Excel gratis

1. Abre la hoja Seguimiento Bajas y revisa las filas de ejemplo antes de sustituirlas por los datos de tu empresa.
2. Introduce el número, nombre del empleado, departamento y tipo de baja. Usa una denominación administrativa y no anotes diagnósticos ni detalles médicos.
3. Completa la fecha de inicio y la fecha prevista de alta en formato DD/MM/AAAA. Cuando recibas la comunicación correspondiente, añade la fecha de alta real.
4. Revisa los días de baja, el estado y el coste estimado. Contrasta los importes con la nómina y con el criterio de cotización aplicable al caso.
5. Marca si el justificante ha sido entregado y utiliza Observaciones para incidencias operativas, como una sustitución pendiente o una fecha que debe confirmarse.
6. Consulta el Dashboard para obtener una lectura global y actualiza el archivo al recibir una nueva baja, una prórroga o un alta.
7. Lee la hoja Instrucciones antes de compartir la plantilla y guarda versiones con acceso restringido, especialmente si el archivo contiene nombres y fechas de salud laboral.

En una empresa de 25 personas, el proceso empieza cuando el empleado comunica que no puede acudir al trabajo. Desde 2023 ya no tiene que entregar físicamente a la empresa el parte médico: el INSS comunica los datos administrativos al sistema correspondiente. Aun así, RRHH necesita saber que existe la ausencia, desde qué fecha y qué previsión operativa tiene.

Alta del caso y sustitución

El responsable de personal abre una fila en Seguimiento Bajas con el nombre, departamento, tipo de baja y fecha de inicio. No debe copiar diagnósticos, informes ni síntomas. En una pyme industrial, por ejemplo, una baja de Producción obliga además a avisar al encargado para cubrir el puesto y revisar el cuadrante.

La fecha prevista de alta es una referencia de planificación, no una confirmación médica. Si Carlos inicia la baja el 03/03/2026 y la previsión es el 17/03/2026, la empresa debe dejar la fecha real vacía hasta recibir la comunicación efectiva. Si vuelve el 15/03/2026, se registra esa fecha y se revisan los días computados.

Revisión durante el mes

Administración o RRHH actualiza la fila cuando llega una prórroga o el alta. El encargado de turno solo necesita conocer la disponibilidad laboral y la fecha de reincorporación; no debe acceder a información sanitaria. El campo Justificante Entregado sirve para controlar documentación administrativa, no para almacenar el parte clínico.

Cierre y análisis

Al cerrar la nómina, el gestor laboral contrasta las fechas con el fichero de afiliación, las bases y la contingencia reconocida. El salario bruto mensual de 2.100 € puede servir para una estimación interna, pero no sustituye la base reguladora. Al final del mes, el Dashboard permite localizar bajas abiertas y comparar 2 casos de accidente laboral con 4 de enfermedad común, por ejemplo.

La incapacidad temporal suspende el contrato conforme al artículo 45.1.c del Estatuto de los Trabajadores. La duración ordinaria máxima es de 365 días, con una posible prórroga de 180 días cuando se prevea curación, según los artículos 169 y siguientes de la Ley General de la Seguridad Social. Por eso una fecha prevista en Excel nunca debe tratarse como alta definitiva.

Partes y comunicaciones

El Real Decreto 625/2014 regula determinados aspectos de la gestión de la incapacidad temporal y fue adaptado por la normativa que eliminó la entrega del parte por el trabajador. La empresa recibe la información administrativa por los canales del INSS y debe transmitir los datos necesarios a su gestoría. El plazo de comunicación de los datos económicos del parte, cuando proceda, es de tres días hábiles desde la recepción de la comunicación empresarial del INSS.

En enfermedad común, la prestación se inicia normalmente el cuarto día; del cuarto al decimoquinto el pago corre a cargo de la empresa, con carácter general al 60 % de la base reguladora. Desde el día decimosexto la responsabilidad corresponde al INSS o a la mutua, aunque la empresa suele efectuar el pago delegado. En accidente de trabajo o enfermedad profesional, la prestación es del 75 % desde el día siguiente y la empresa abona el día del accidente.

Privacidad y conservación

Los datos de salud son una categoría especialmente protegida por el artículo 9 del RGPD y la Ley Orgánica 3/2018. Guarda el archivo con permisos limitados, evita diagnósticos y conserva únicamente los datos necesarios durante el plazo laboral, de Seguridad Social o de defensa de responsabilidades que corresponda.

El artículo 20.4 del Estatuto permite verificar el estado de la enfermedad mediante reconocimiento médico, respetando la intimidad. La plantilla ayuda a controlar fechas y costes, pero no reemplaza las comunicaciones al INSS, la nómina ni los trámites de la mutua.

Cuando además se registran ausencias breves por consulta o acompañamiento, conviene dejarlas junto con la gestión de permisos para no mezclar esos días con la baja médica ni con el cómputo de la nómina.

El error más caro que he visto es tratar la fecha prevista de alta como si fuera la fecha real. En una plantilla de 25 empleados, dos ausencias de 20 días previstas y prolongadas otros 10 pueden dejar 20 jornadas de cobertura sin planificar. Si cada sustitución cuesta 115 € por jornada, la desviación operativa alcanza 2.300 € antes de contar horas extra.

Confundir coste estimado con nómina

Multiplicar el salario mensual entre 30 es una aproximación útil para comparar casos, pero no determina la prestación. Una persona con 2.600 € brutos no genera automáticamente un coste de 86,67 € diarios: hay que revisar base reguladora, convenio, complementos, cotización y si la contingencia es común o profesional. Presentar esa cifra como importe liquidable puede provocar reclamaciones salariales.

Anotar información médica innecesaria

Guardar frases como diagnóstico, tratamiento o nombre de la enfermedad expone a la empresa a un problema de protección de datos. El archivo debe limitarse a tipo administrativo de baja, fechas, estado, justificante y observaciones de organización. Si un encargado imprime la tabla completa y la deja en un tablón, el incidente puede afectar a 25 trabajadores y exigir notificación interna y medidas correctoras.

No cerrar las ausencias

Dejar la Fecha Alta Real vacía después de la reincorporación distorsiona el Dashboard y puede hacer que RRHH llame al trabajador para pedir documentación que ya no corresponde. También ocurre lo contrario: se marca el alta el 31/05/2026 porque termina el mes, aunque la comunicación oficial llegó el 03/06/2026.

La solución práctica es exigir una revisión semanal de los casos abiertos y una comprobación antes del cierre de nómina. En una empresa con 8 bajas anuales, dedicar 20 minutos por caso evita más errores que corregir una nómina completa o responder a una reclamación por complemento mal aplicado.

Ese mismo control semanal conviene cruzarlo con la gestión del absentismo para detectar de un vistazo bajas abiertas, reincorporaciones y fechas de alta que ya no cuadran con la nómina.

Con 25 empleados, una tabla bien mantenida suele bastar. Cuando pasas de 80 personas o gestionas varios centros, el problema deja de ser escribir filas y pasa a ser evitar duplicados, controlar permisos y entregar datos consistentes a la gestoría. Mi posición es clara: usa Excel como registro operativo y prepara una exportación limpia para nóminas; no lo conviertas en una historia clínica ni en un sustituto del programa laboral.

Maestro de empleados y validaciones

Crea un maestro separado con identificador, nombre, centro y departamento. Una búsqueda con BUSCARV, o con INDICE y COINCIDIR si necesitas más flexibilidad, puede completar el departamento a partir del identificador. Así reduces los errores de escribir Logística, logística y Logistica como tres categorías distintas.

• Usa listas cerradas para Tipo de Baja y Estado.
• Valida fechas para impedir una alta real anterior al inicio.
• Restringe edición de fórmulas y protege la hoja con contraseña.
• Guarda una copia mensual y un registro de quién modifica cada caso.

Preparación para la gestoría

Antes del cierre, filtra las bajas modificadas y entrega solo identificador, fechas, contingencia administrativa y datos económicos necesarios. Si la gestoría revisa 30 filas y cada una tarda 4 minutos, son 2 horas. Con identificadores normalizados y una revisión previa de 1 minuto por fila, el ahorro aproximado es de 1,5 horas al mes.

Automatizar el resumen

En una versión ampliada, SUMAR.SI puede agrupar costes por departamento y CONTAR.SI contar bajas abiertas. Por ejemplo, seis departamentos con 15 filas cada uno obligan a revisar 90 registros; si el resumen evita 30 segundos por fila, ahorras 45 minutos por cierre. El Dashboard debe servir para decidir dónde falta cobertura, no para difundir datos de salud.