Conciliación familiar Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa los catálogos de estados, tipos de solicitud, departamentos, responsables, jornadas, evidencias y centros de trabajo.
2. En Registro conciliación, crea una fila por cada solicitud y asigna un ID único, por ejemplo CON-2026-004. Usa el ID empleado y completa los datos organizativos.
3. Introduce la fecha de solicitud, la jornada actual, la propuesta de adaptación y la fecha límite interna que hayas fijado para el seguimiento.
4. Selecciona el estado, indica si has recibido la evidencia y escribe la referencia del convenio colectivo o procedimiento aplicable. No copies documentos familiares ni información clínica.
5. Cuando exista resolución, selecciona el resultado correspondiente y completa la fecha de resolución. La columna Días de tramitación se actualizará automáticamente.
6. Revisa diariamente la columna Alerta de plazo y filtra los expedientes Vencida o Próxima. El responsable de RR. HH. debe dejar las actuaciones relevantes en Observaciones.
7. Consulta Resumen al cierre semanal o mensual para comprobar volumen, expedientes abiertos, tiempos medios y carga por departamento. Guarda la versión cerrada con control de acceso.

En una pyme de 25 personas, la solicitud suele entrar por correo a RR. HH., por el responsable directo o por administración. El primer paso es asignar un ID, registrar la fecha de entrada y comprobar que la petición describe la medida solicitada: adaptación de jornada, cambio temporal de turno, reducción o flexibilidad horaria.

Recepción y análisis inicial

La persona responsable de RR. HH. completa las columnas A a H de Registro conciliación. Debe identificar al empleado, su puesto, centro y responsable, pero no necesita copiar diagnósticos, informes médicos ni detalles sobre menores. La hoja Instrucciones indica expresamente utilizar el ID empleado y evitar DNI/NIE salvo necesidad documentada.

Después se anota la jornada actual y la propuesta concreta. En el ejemplo incluido, Marta García solicita entrada flexible entre las 08:00 y las 09:30; Javier Moreno pide pasar temporalmente al turno de mañana; Lucía Fernández solicita una banda flexible de entrada y salida. Son datos útiles para valorar la organización, no una descripción de la vida familiar.

Valoración, negociación y resolución

RR. HH. y el responsable operativo revisan cobertura, turnos, atención al cliente y posibles alternativas. Se fija una fecha límite interna para no perder el seguimiento, se registra si la evidencia está recibida y se añade la referencia del procedimiento CF-01 o CF-02.

Cuando termina la valoración, se selecciona Aprobada, Aprobada parcialmente, Denegada o Cerrada y se introduce la fecha de resolución. La fórmula de O calcula los días; P alerta si quedan 5 días o menos, si el plazo ha vencido o si el expediente está cerrado. Una empresa con 12 solicitudes trimestrales puede revisar las vencidas cada lunes en menos de 15 minutos.

Cierre y archivo

El cierre no consiste solo en cambiar el estado. Guarda la resolución y la evidencia en el expediente laboral con permisos restringidos, y deja en Observaciones la fecha de comunicación y cualquier revisión futura. La hoja Resumen permite comprobar que, por ejemplo, las 3 solicitudes de Operaciones no se concentran todas en el mismo encargado.

La base general es el artículo 34.8 del Estatuto de los Trabajadores. Permite solicitar adaptaciones de la duración y distribución de la jornada, la ordenación del tiempo de trabajo y la forma de prestación, incluido el trabajo a distancia, para hacer efectivo el derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral.

Plazo legal de negociación

Recibida la solicitud, la empresa debe abrir un proceso de negociación con la persona trabajadora durante un periodo máximo de 15 días. Si termina ese plazo sin oposición motivada expresa, se presume concedida la solicitud. La empresa debe comunicar por escrito la aceptación, una alternativa razonable o la denegación motivada.

La fecha límite interna de la plantilla no sustituye el plazo legal de 15 días. Sirve para que RR. HH. controle la tramitación. En una petición recibida el 08/09/2026, una alerta interna fijada para el 12/09/2026 permite revisar el expediente antes del vencimiento legal, pero no altera el cómputo ni las reglas del artículo 34.8.

Otros derechos que pueden aparecer

La reducción de jornada por guarda legal se relaciona con el artículo 37.6 del Estatuto de los Trabajadores y lleva aparejada una reducción proporcional del salario. La concreción horaria corresponde, con carácter general, a la persona trabajadora dentro de su jornada ordinaria, respetando el convenio colectivo y el procedimiento interno aplicable.

El artículo 38 regula las vacaciones, que no deben confundirse con una adaptación de jornada. Si una incapacidad temporal coincide con vacaciones, opera la regla específica del artículo 38.3. Además, el artículo 88 de la LOPDGDD reconoce el derecho a la desconexión digital; una medida de conciliación no justifica contactar fuera de horario de forma sistemática.

La empresa debe aplicar el convenio colectivo y conservar una evidencia ordenada de la solicitud, negociación y resolución. El Excel no es una resolución legal ni sustituye la documentación laboral. Su función es demostrar quién recibió la petición, qué se valoró, qué fecha se fijó y cómo se cerró.

El problema que más discusiones genera no es olvidar una fórmula: es tratar una petición de conciliación como un favor informal. Si la solicitud llega por WhatsApp y nadie asigna ID ni fecha, la empresa puede no acreditar cuándo comenzó el plazo de negociación de 15 días del artículo 34.8 del Estatuto de los Trabajadores.

No registrar la fecha y la respuesta

He visto expedientes con un correo de entrada del día 1 y una reunión el día 18, sin resolución escrita. Si la empresa no conserva la petición, la alternativa ofrecida y la motivación de la denegación, aumenta el riesgo de reclamación. En la plantilla, I, L, M, N y S forman una secuencia mínima: entrada, control interno, estado, resolución y explicación.

Confundir documentación con datos excesivos

Pedir un diagnóstico, el nombre del menor o detalles médicos cuando no son necesarios crea un riesgo de privacidad. La hoja Instrucciones exige minimizar los datos; una evidencia recibida puede marcarse como Sí, No o Pendiente y conservarse fuera del archivo. Para 25 empleados, una copia del Excel enviada por correo a 8 mandos multiplica innecesariamente los accesos a información personal.

Usar una fecha interna como si fuera la ley

La columna Fecha límite interna es operativa, no una afirmación de plazo legal. Si se fija a 5 días y se deniega automáticamente una petición porque no se ha cerrado, la empresa puede estar tomando una decisión precipitada. La plantilla muestra Vencida para priorizar el expediente, no para justificar por sí sola una denegación.

También es un error dejar estados ambiguos como Pendiente. Los catálogos obligan a elegir entre Recibida, En revisión, Pendiente de documentación, En negociación, Aprobada, Aprobada parcialmente, Denegada y Cerrada. Con 20 expedientes abiertos, cinco sin responsable asignado pueden quedar fuera de la reunión semanal; el campo Responsable evita ese vacío.

La plantilla está preparada para 999 filas operativas, desde la fila 2 hasta la 1.000. Para una empresa de 25 personas puede bastar durante varios años; cuando superes unas 40 o 50 solicitudes mensuales, conviene mantener el Excel como registro de control y conectar sus datos con el programa de nóminas o el gestor documental, sin convertirlo en el repositorio de documentos sensibles.

Catálogos y fórmulas que ahorran trabajo

Las listas de H, D, G, J, M, Q y F toman sus valores de Instrucciones. No escribas estados a mano: una variación como Aprobada parcial rompe la referencia de T, que utiliza una búsqueda equivalente a BUSCARV para devolver la descripción del estado. En Excel en español, las fórmulas equivalentes deben conservar el separador punto y coma cuando se editen manualmente.

• Usa filtros por Responsable, Estado y Alerta de plazo antes de cada reunión.
• Revisa duplicados mediante el ID solicitud y no por nombre, porque dos personas pueden compartir apellidos.
• Bloquea las columnas calculadas O, P y T para evitar que un usuario sobrescriba resultados.
• Limita los permisos de la hoja y guarda la evidencia documental en un expediente con trazabilidad.

Preparar el cierre mensual

El responsable de RR. HH. puede exportar al gestor laboral únicamente los cambios aprobados que afecten jornada, salario o contrato. Una revisión manual de 30 expedientes, a 4 minutos por expediente, son 2 horas; con filtros por estado y alertas puede reducirse a unos 45 minutos, un ahorro aproximado de 1 hora y 15 minutos al mes.

El Resumen utiliza CONTAR.SI, CONTAR.SI con varios criterios y promedios para mostrar 8 estados y 9 departamentos. El gráfico incluido representa las solicitudes por estado; no es un gráfico de carga horaria ni sustituye un análisis de capacidad operativa.