Candidatos proceso selección - Plantilla Excel gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa el significado de las fases, estados y columnas antes de introducir datos.
2. En Candidatos, asigna un ID consecutivo y registra nombre, puesto, ciudad y fecha de candidatura.
3. Actualiza Fase Proceso cada vez que la persona avance, por ejemplo, de revisión de CV a entrevista técnica o final.
4. Introduce las puntuaciones del test y de la entrevista en una escala de 0 a 10, junto con los años de experiencia.
5. Rellena la pretensión salarial y el salario ofertado para poder comparar ambos importes durante la negociación.
6. Añade en Observaciones hechos verificables de la candidatura, como conocimientos técnicos, disponibilidad o resultado de una prueba.
7. Consulta Dashboard para revisar el estado global y completa Estado Final cuando la decisión sea contratar, reservar o descartar.

La entrada de candidaturas y el filtro inicial

En una pyme de 25 trabajadores, el responsable de RRHH empieza cada vacante reuniendo los CV recibidos por correo, portal de empleo o recomendación interna. En la hoja Candidatos (imagen 1) asigna un ID y completa Nombre, Puesto, Ciudad y Fecha Candidatura; así puede ordenar 40 solicitudes de una vacante sin depender de carpetas separadas.

El primer filtro debe aplicar los requisitos publicados: formación, experiencia mínima, disponibilidad y ubicación. No conviene puntuar todavía aspectos subjetivos como la simpatía; se marca la fase correspondiente y se deja una observación concreta, por ejemplo, 4 años de Python o disponibilidad para incorporarse el 01/09/2026.

De la prueba a la entrevista final

Cuando quedan 8 personas, RRHH registra la Puntuación Test (0-10) después de enviar la misma prueba a todas. El responsable técnico incorpora Puntuación Entrevista (0-10) tras utilizar un guion común; con 8,5 y 8,0, la media orientativa del primer candidato es 8,25.

La hoja también recoge Pretensión Salarial, Salario Ofertado y Diferencia. En una oferta de 32.000 € con una pretensión de 34.000 €, RRHH sabe que debe resolver una brecha de 2.000 € brutos anuales antes de presentar la propuesta, no después de comunicar una selección.

La decisión y el cierre administrativo

El encargado técnico propone una terna y RRHH revisa puntuaciones, experiencia y observaciones. La imagen 2 muestra el Dashboard, que sirve para comprobar cuántas candidaturas están en cada fase; la imagen 3 corresponde a Instrucciones y ayuda a mantener el mismo criterio cuando participa una segunda persona.

Al final se completa Estado Final, se comunica la decisión y se archiva la documentación necesaria. Para una empresa de 25 personas, el resultado útil no es solo elegir a una persona: es conservar una trazabilidad clara de por qué se entrevistó, descartó o contrató a cada candidato.

Igualdad, requisitos y decisiones documentadas

El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 17, prohíbe la discriminación en el empleo por razón de sexo, edad, origen, discapacidad, religión, orientación sexual y otras circunstancias protegidas. La Ley 15/2022 amplía la protección frente a la discriminación, también en el acceso al empleo. Por eso debes valorar requisitos relacionados con el puesto y evitar preguntas sobre embarazo, salud, estado civil u origen.

La plantilla no convierte una decisión en legal por sí sola, pero sí ayuda a documentar criterios iguales. Si 20 candidatos responden al mismo test y solo uno obtiene 5,5 sobre 10 frente a medias de 8,0, la razón del descarte debe quedar vinculada a la prueba o a un requisito real, no a una observación ambigua.

Protección de datos de los aspirantes

El RGPD y la LOPDGDD exigen informar al candidato sobre quién trata sus datos, con qué finalidad, base jurídica, derechos y plazo o criterio de conservación. El artículo 5.1.e del RGPD obliga a no conservarlos más tiempo del necesario; no existe un plazo único que permita guardar todos los CV indefinidamente.

Para una candidatura no seleccionada, conserva los datos mientras sea necesario cerrar el proceso y elimina o anonimiza después, salvo que exista una base válida para mantenerlos en una bolsa de empleo. Si quieres conservar un CV para futuras vacantes, informa de esa finalidad y aplica un plazo de revisión documentado, por ejemplo 12 meses.

Cuando termina la selección

Si contratas, la comunicación de los datos del contrato al SEPE debe realizarse en el plazo de 10 días mediante Contrat@, conforme al artículo 8.3 del Estatuto y su normativa de desarrollo. La copia básica del contrato se entrega a la representación legal en ese mismo plazo cuando proceda.

El plan de igualdad es obligatorio desde 50 trabajadores, conforme a la Ley Orgánica 3/2007 y al RD 901/2020; una pyme de 25 no está obligada por tamaño, aunque debe respetar la igualdad. Si seleccionas a una persona con salario bruto anual de 30.000 €, la plantilla debe registrar ese importe bruto: el IRPF y las cotizaciones se calculan después en nómina, no durante la comparación de candidaturas.

Descartar sin criterio demostrable

El error más caro que he visto en una Inspección o en un conflicto laboral es guardar solo mensajes como no encaja. Esa frase no explica si faltaba experiencia, si la prueba fue insuficiente o si se utilizó un criterio distinto para cada persona; ante una reclamación por discriminación, la empresa necesita hechos comparables.

Con 30 candidaturas y tres entrevistadores, una hoja sin puntuaciones homogéneas puede generar 15 combinaciones distintas de criterios. Si después se repite el proceso por una mala decisión y cada entrevista consume 45 minutos de RRHH y 30 del responsable técnico, 10 nuevas entrevistas suponen 12,5 horas internas antes incluso de pagar un anuncio.

Prometer un salario que no cabe en el presupuesto

Otro fallo es negociar sin revisar la diferencia entre pretensión y oferta. Una candidatura que pide 36.000 € y recibe una propuesta de 30.000 € tiene una brecha de 6.000 € brutos; si abandona después de dos semanas, puedes perder fácilmente 1.000 € en horas de entrevistas, prueba, anuncio y reorganización del equipo.

La columna Diferencia permite detectar esa situación antes de la llamada final. Mi criterio es hablar primero de banda salarial y después de preferencias: es más seguro que entrevistar a cinco personas para descubrir al final que ninguna acepta el presupuesto aprobado.

Guardar CV y notas sin control

Copiar CV completos en varias carpetas aumenta el riesgo de enviar datos a quien no participa en la selección. También es problemático anotar salud, embarazo, nacionalidad u opiniones personales: además de ser irrelevante para la mayoría de puestos, puede afectar a categorías especialmente protegidas.

Un archivo con 100 candidatos y 15 campos sensibles replicados en tres versiones crea 4.500 celdas difíciles de controlar. Usa la hoja como índice profesional, limita Observaciones a hechos del proceso y restringe el acceso; elimina los datos cuando ya no exista finalidad. El coste de una selección desordenada no es solo una posible sanción: también incluye rehacer entrevistas, pagar una incorporación fallida y defender una decisión que nadie documentó.

Después de documentar la decisión, conviene trasladar ese mismo rigor al arranque del puesto con una hoja de seguimiento que deje constancia de objetivos, incidencias y evaluación inicial.

Un maestro único antes de automatizar

Con hasta 50 o 60 candidaturas activas al mes, Excel puede funcionar si una sola persona mantiene Candidatos y el resto del equipo solo aporta valoraciones. Define IDs únicos, usa listas cerradas para Fase Proceso y Estado Final y protege las columnas calculadas; escribir Entrevista final de tres formas distintas rompe cualquier resumen.

Cuando el volumen sube a 150 candidaturas mensuales, conviene conectar un formulario o ATS con el maestro de personal y enviar a la gestoría únicamente la persona seleccionada. No exportes el CV completo si solo necesita nombre, puesto, fecha de alta y salario pactado.

Fórmulas y controles que ahorran trabajo

• Usa BUSCARV para recuperar departamento, responsable o banda salarial desde una tabla maestra de puestos.
• Usa SUMAR.SI para sumar candidaturas por puesto o responsable y CONTAR.SI para contar cuántas siguen en entrevista.
• Usa SI para marcar una alerta cuando la diferencia salarial supere 3.000 € o falte una puntuación.
• Aplica validación de datos a fases, estados y ciudades para evitar errores de tecleo que separen Madrid y madrid.

Si hoy RRHH tarda 6 minutos en localizar y resumir cada candidatura, 150 registros consumen 15 horas. Con un maestro, filtros y fórmulas que dejan el resumen preparado, bajar a 2 minutos ahorra 10 horas al mes; a 20 € de coste interno por hora, son 200 € mensuales de capacidad recuperada.

El punto en que Excel deja de ser suficiente

Cuando intervienen cinco evaluadores, hay permisos por usuario, pruebas automatizadas o requisitos de auditoría, un ATS ofrece mejor control de accesos e histórico. Mi posición es mantener esta plantilla para procesos pequeños y pasar a un sistema conectado cuando el tiempo de consolidación supere 10 horas al mes: pagar una herramienta de 120 € mensuales puede ser racional si evita 200 € de trabajo repetitivo y reduce accesos indebidos.

En ese cambio de escenario, conviene tener también una descripción del puesto bien definida para fijar permisos, responsabilidades y criterios de evaluación.