Movilidad interna Excel - Plantilla Gratis candidatos

1. Abre Instrucciones y revisa las reglas de finalidad, privacidad, fases, estados y evidencias.
2. En Candidaturas, crea una fila por persona y asigna un ID único, como MOV-2026-001.
3. Completa el ID de empleado, nombre, puesto, departamento y centro actual, junto con la vacante y el destino.
4. Selecciona jornada, turno, fase, estado y valoraciones mediante las listas desplegables disponibles.
5. Introduce publicación, candidatura, límite de decisión, entrevista y comunicación con formato DD/MM/AAAA.
6. Actualiza la fase y el estado después de cada hito; añade el enlace interno de la evidencia y las observaciones necesarias.
7. Revisa Resumen, corrige alertas Vencida y cierra la fase cuando la decisión y la comunicación hayan quedado documentadas.

Publicación y recepción

En una pyme de 25 trabajadores, RR. HH. publica una vacante de técnica de RR. HH. en Alcobendas y fija el 21/09/2026 como fecha límite de decisión. Cada persona interesada ocupa una fila de Candidaturas. El responsable asigna un código como MOV-2026-001 y relaciona la candidatura con el ID de empleado correspondiente.

Los datos de entrada son el puesto actual, departamento y centro de origen, además de la vacante, departamento y centro de destino. También se registran jornada actual, jornada de destino y turno de destino. Esta comparación permite detectar desde el principio si el cambio afecta a 40 horas, a una jornada parcial o a un horario partido.

Valoración y entrevistas

La persona responsable de selección avanza la columna Fase por Recibida, Cribado, Entrevista, Evaluación, Decisión, Comunicación y Cerrada. En cada paso actualiza Adecuación requisitos, Entrevista prevista, Fecha entrevista, Resultado entrevista y Formación requerida. La plantilla organiza la evidencia, pero no sustituye el criterio profesional.

Por ejemplo, la candidatura de Lucía puede estar en Entrevista, con adecuación Sí, entrevista prevista Sí y resultado Pendiente. Tras la reunión, RR. HH. registra la fecha, marca Favorable o No favorable y anota en Evidencia / enlace interno la ubicación de la valoración o del acta. No conviene guardar el documento completo en una carpeta accesible a toda la empresa.

Decisión y cierre

El responsable cambia Estado a Seleccionada, No seleccionada, Retirada o En espera y consigna Fecha comunicación empleado. Cuando la decisión está comunicada, cambia Fase a Cerrada. Días hasta decisión se calcula automáticamente con la fecha actual; Alerta plazo identifica Vencida, Próxima cuando quedan siete días o menos, o En plazo.

En una revisión semanal de 10 candidaturas, RR. HH. filtra primero los vencimientos y después comprueba que cada expediente tenga evidencia y comunicación. Al cierre mensual, Resumen ofrece la visión para dirección: volumen, seleccionadas, procesos activos, tasa de selección y días medios hasta decisión cerrada.

La diferencia entre optar y ser trasladado

Una candidatura voluntaria a una vacante no tiene un procedimiento único impuesto por el Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, si la empresa impone funciones distintas dentro de la movilidad funcional, debes revisar el artículo 39. Si modifica sustancialmente jornada, horario, turno, salario o sistema de trabajo, puede resultar aplicable el artículo 41 sobre modificación sustancial de condiciones.

El cambio de centro también requiere atención. Si existe traslado que exige cambio de residencia, el artículo 40 establece reglas específicas y no basta con marcar Seleccionada en Excel. La plantilla sirve para documentar el proceso, pero el responsable debe separar una candidatura aceptada de una decisión organizativa impuesta.

Convenio, jornada y condiciones

Antes de comunicar la decisión, compara el convenio colectivo, grupo profesional, titulación, jornada, turno, salario y formación exigida. El artículo 34 regula la jornada y el artículo 12 contiene reglas relevantes para contratos a tiempo parcial. Si el cambio altera horarios o turnos, actualiza también el registro de jornada y la información entregada a la persona trabajadora.

Cuando el movimiento termina en una variación contractual o de jornada, la administración debe coordinar la documentación y los trámites con la Seguridad Social y la TGSS antes del inicio efectivo de las nuevas condiciones. La plantilla no realiza altas, variaciones, nóminas ni comunicaciones automáticas al SEPE.

Protección de datos y no discriminación

La gestión debe cumplir el RGPD y la LOPDGDD, aplicando finalidad, minimización y acceso restringido. Instrucciones prohíbe introducir datos médicos, afiliación sindical, datos biométricos u otras categorías especialmente protegidas. El artículo 4.2.c y el artículo 17 del Estatuto protegen frente a discriminación en el empleo.

Si la empresa tiene 50 o más personas trabajadoras, debe contar con plan de igualdad conforme a la normativa aplicable, y los criterios de movilidad deben ser coherentes con él. Los siete días de la alerta Próxima no son un plazo legal general: son un control operativo del libro; obliga el plazo anunciado, el convenio o la política interna aplicable.

Decidir sin conservar la valoración

El primer fallo que complica una reclamación es elegir a una persona sin poder explicar el criterio. En una vacante con tres candidaturas, guardar solo un correo que dice seleccionada no demuestra cómo se revisaron requisitos, entrevista o formación. Completa Adecuación requisitos, Resultado entrevista y Formación requerida, y añade la ubicación de la evidencia interna.

Un método práctico es valorar cinco requisitos en una escala de 0 a 4. Una candidatura con 16 puntos frente a otra con 11 no obliga automáticamente a elegir la primera, pero sí exige justificar una decisión distinta con criterios profesionales. Las observaciones deben describir experiencia, disponibilidad o conocimientos, nunca opiniones sobre salud, familia o afiliación sindical.

Tratar como voluntario un cambio impuesto

Otro error es utilizar una candidatura interna para encubrir una modificación de condiciones. Pasar de jornada completa a 30 horas, cambiar de turno de mañana a noche o enviar a una persona a otro centro puede afectar a elementos esenciales de la relación laboral. Marcar Seleccionada no sustituye la revisión del contrato, el convenio colectivo ni los trámites del artículo 41 o del artículo 40 cuando procedan.

Imagina que una empleada acepta el puesto, pero descubre en nómina que el turno partido implica una retribución distinta. Si no se documentaron jornada destino, turno destino y comunicación, la empresa tendrá que reconstruir el acuerdo con mensajes dispersos. La plantilla evita ese vacío si se completan los campos antes de cerrar.

Dejar vencer la decisión

Con tres candidaturas y un límite fijado el 19/09/2026, comunicar el resultado el 22/09/2026 genera una alerta Vencida. En 20 procesos trimestrales, cinco días de retraso por expediente equivalen a 100 días de seguimiento acumulado y deterioran la confianza de quienes esperan una respuesta.

También es habitual cerrar Estado sin rellenar Fecha comunicación empleado o Evidencia / enlace interno. El cierre defendible exige decisión, comunicación y referencia documental. Revisa primero las alertas Vencida, corrige los campos pendientes y solo después cambia Fase a Cerrada.

Controlar identificadores y accesos

Con 25 empleados, RR. HH. puede mantener un maestro de personal y utilizar el ID de empleado para relacionarlo con cada candidatura. Cuando el volumen supera 100 candidaturas activas o intervienen varios centros, evita volver a escribir nombres y departamentos. En una copia controlada puedes usar BUSCARV para recuperar esos datos desde el maestro.

El ID MOV-2026-001 debe ser único y no debe reutilizarse si la vacante vuelve a publicarse. El nombre y el puesto son datos personales; por eso Evidencia / enlace interno debe apuntar a una ubicación con permisos limitados de RR. HH. La existencia de 999 filas preparadas no crea por sí sola un sistema de control de accesos ni un histórico de versiones.

Automatizar las revisiones

El panel Resumen ya cuenta candidaturas por departamento destino y estado, además de mostrar total, procesos en curso, seleccionadas, plazos vencidos, tasa de selección y días medios de decisión. En una empresa con 40 candidaturas, revisar manualmente nueve departamentos y cinco estados puede ocupar unos 45 minutos; una revisión estructurada puede bajar a 15 minutos y ahorrar aproximadamente 2 horas al mes.

• Usa CONTAR.SI para contrastar los estados del panel con la tabla principal.
• Usa SUMAR.SI si una copia añade horas de formación por departamento.
• Usa SI para mantener vacía una alerta cuando falte la fecha límite.
• Usa PROMEDIO únicamente con decisiones cerradas y datos completos.

Preparar la entrega a la gestoría

La gestoría no necesita todas las observaciones del proceso. Entrega solo los datos de candidaturas seleccionadas que puedan afectar a puesto, jornada, centro, turno o retribución, y contrástalos con contrato, nómina y variación comunicada a la TGSS.

Antes de enviar la información, RR. HH. comprueba que Fecha comunicación empleado está completa, que Formación requerida refleja la situación real y que Fase es Cerrada. La plantilla no conecta con nóminas, TGSS ni SEPE; funciona como registro de coordinación previo a esos trámites.