Seguimiento periodo de prueba - Plantilla Excel gratis

1. Rellena el alta del trabajador en la hoja Seguimiento: ID, nombre, puesto, centro y fecha de incorporación.
2. Indica la duración del periodo de prueba en meses. La plantilla calcula la fecha de fin y los días restantes.
3. Completa las tres evaluaciones y el porcentaje de asistencia. Así obtienes una media automática y un estado más fiable.
4. Revisa el coste mensual y el coste acumulado para estimar el impacto económico si no supera el periodo.
5. Consulta la hoja Resumen para ver quién termina pronto, quién está en revisión y qué casos requieren decisión.
6. Usa la hoja Instrucciones si otro usuario va a mantener el archivo y necesita seguir el mismo criterio.

En una pyme, el seguimiento del periodo de prueba suele recaer en RRHH, administración o en el responsable directo del trabajador. Si no lo centralizas, acabas mirando correos, WhatsApp y calendario a la vez, y el fallo típico es dejar pasar la fecha de fin.

La hoja Seguimiento de esta plantilla está pensada para trabajar con datos básicos: ID, nombre, puesto, centro, fecha de incorporación y duración en meses. Con eso puedes sacar la fecha de fin y los días restantes sin hacer cuentas a mano.

Qué hace cada hoja

La hoja Seguimiento es la operativa: ahí entran los datos de cada trabajador y sus evaluaciones. La hoja Resumen concentra el estado general, útil si gestionas 25 personas y quieres ver en 10 segundos quién entra en vencimiento en los próximos días.

La hoja Instrucciones evita que otro usuario rompa el archivo al cambiar una fórmula o sobrescribir una columna calculada. En una clínica con 12 personas y turnos de cobertura, eso te ahorra errores que luego cuestan tiempo de corrección y discusiones internas.

Qué información debes tener antes de empezar

Necesitas la fecha real de incorporación, la duración pactada del periodo y el puesto. Si además registras una evaluación al día 15 y otra al día 30, el seguimiento deja de ser una mera lista y pasa a ser una herramienta de decisión.

El punto práctico es simple: si en un mes entran 6 personas y cada revisión te lleva 15 minutos, estás hablando de 1,5 horas de control si lo haces bien y de bastante más si lo haces a mano con búsquedas dispersas.

El marco legal sale del Estatuto de los Trabajadores, en el art. 14, que regula el periodo de prueba. Debe pactarse por escrito y su duración máxima depende de lo que diga el convenio colectivo y del tipo de contrato o puesto, con límites generales distintos para técnicos titulados y para el resto de trabajadores.

Si el trabajador supera el periodo, la relación sigue normal. Si no lo supera, la empresa puede extinguir el contrato durante ese periodo, pero no puede usarlo como excusa para saltarse derechos básicos ni para encubrir una contratación temporal mal hecha.

Qué debes dejar documentado

Conviene guardar la fecha de inicio, la fecha de fin pactada y la evidencia de las evaluaciones internas. Si una inspección o un conflicto laboral te obliga a justificar la gestión, tener un histórico claro vale más que una nota suelta en un correo.

En plantilla de 25 empleados, un error de solo 3 altas mal fechadas puede hacerte revisar nóminas, calendarios y comunicaciones internas a contrarreloj. Si luego hay una impugnación, la carga documental ordenada te ahorra tiempo y reduce el riesgo de que te discutan la decisión.

Qué no debes improvisar

No conviene mezclar el control del periodo de prueba con el cálculo de vacaciones, jornada o horas extra. Son materias distintas: el periodo de prueba afecta a la consolidación del puesto; la jornada y las vacaciones se rigen por otros artículos del Estatuto y por el convenio.

Si usas Excel, lo correcto es separar campos calculados y campos manuales. Así evitas alterar la fecha de fin o la media de evaluación por un error de tecleo que luego te cambia toda la decisión final.

El error más caro es no tener una fecha de fin clara. Si se te pasa el plazo y dejas seguir al trabajador sin revisar, luego pierdes capacidad de decisión y puedes acabar gestionando una baja o una extinción tarde, con más ruido interno y más papeleo.

Otro fallo habitual es registrar evaluaciones en mensajes sueltos en vez de en una hoja única. Cuando llega el momento de decidir, nadie encuentra el mismo dato y acabas discutiendo impresiones, no hechos.

Errores que generan conflicto

Si anotas mal la duración del periodo, puedes activar una decisión fuera de plazo o generar la falsa sensación de que el periodo sigue abierto. En una empresa con 8 incorporaciones al mes, dos errores de fecha ya te deforman el calendario de decisiones y los recordatorios.

También es problemático mezclar la valoración del rendimiento con comentarios sin fecha o sin responsable. Si luego hay desacuerdo, no tienes trazabilidad; y sin trazabilidad, tu criterio pierde fuerza frente a una reclamación interna o una revisión legal.

Por qué Excel ayuda más que una nota manual

Con una plantilla bien montada, puedes filtrar estados, calcular medias y marcar alertas. Eso te evita pagar horas extra de última hora a administración para rehacer listados, y te da una trazabilidad que un papel suelto no ofrece.

Si cada revisión te ahorra 10 minutos y haces 18 revisiones al mes, recuperas 3 horas mensuales. En RRHH, esas 3 horas suelen ser justo las que te faltan para cerrar incidencias, vacaciones o una comunicación de fin de contrato sin correr.

Esas tres horas también pueden invertirse en preparar la ficha de entrevista y dejar registradas las valoraciones antes de cerrar la selección.

Cuando pasas de 10 a 40 empleados, el archivo manual deja de ser suficiente si no automatizas parte del control. Lo normal es conectar el seguimiento con el maestro de personal y usar fórmulas como BUSCARV, SUMAR.SI o CONTAR.SI para no repetir datos.

La idea técnica es simple: un solo dato de entrada por empleado y el resto calculado. Si el responsable de RRHH tarda 2 minutos en rellenar cada alta y 3 minutos en revisarla, en 20 altas ya has recuperado casi 1,5 horas frente a un sistema duplicado.

Qué automatizar primero

• Nombre, puesto y centro desde una base maestra para no escribirlo dos veces.
• Fecha de fin y días restantes con fórmulas para que el vencimiento salga solo.
• Estados por colores para localizar revisiones pendientes sin leer toda la tabla.
• Totales por centro o departamento para saber dónde se concentran los periodos abiertos.

Cuándo merece la pena integrar con nóminas

Si además de RRHH llevas contrataciones y prórrogas, conviene preparar el Excel para exportar datos limpios a la gestoría o al programa de nóminas. Así evitas errores de transcripción que luego obligan a rehacer altas o cambios internos.

Con 30 empleados y una revisión mensual, una automatización básica te puede ahorrar 4 a 5 horas al mes. Si tu coste interno ronda 18 € por hora, estás dejando de perder entre 72 € y 90 € mensuales solo en tareas repetitivas.

Ese mismo flujo gana precisión cuando además mantienes una ficha de puesto actualizada, porque facilita exportar datos limpios a la gestoría o al programa de nóminas.