Bonus variable - Plantilla Excel gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa el criterio de cálculo que aplica la plantilla antes de modificar datos.
2. Entra en Datos Empleados y sustituye los cinco ejemplos por tu plantilla real. Mantén un empleado por fila y no borres los encabezados.
3. Completa Nº, Empleado, Departamento, Ciudad y Fecha Incorporación con la información del maestro de personal.
4. Introduce el Salario Base Anual (€), el % Bonus Objetivo, la Valoración Desempeño y el Cumplim. Objetivos Empresa (%). Escribe los porcentajes como porcentaje, no como importe.
5. Comprueba la columna Antigüedad (años) y revisa que las fechas estén interpretadas como fechas de Excel, no como texto.
6. Consulta Cálculo Bonus para verificar el resultado individual y detectar importes que no encajen con la política retributiva.
7. Utiliza Dashboard para revisar el coste agregado y guardar una copia del cierre aprobado antes de enviarlo a nóminas.

La información que prepara RRHH

En una pyme de 25 trabajadores, RRHH empieza el cierre pidiendo a administración el salario base anual vigente y al responsable de cada área la valoración de desempeño. En la hoja Datos Empleados se registran el departamento, la ciudad, la fecha de incorporación, el porcentaje objetivo y el cumplimiento de los objetivos de empresa.

La imagen 1 muestra una tabla de 10 columnas: desde Nº y Empleado hasta Antigüedad (años). Los ejemplos incluyen a Carlos Ruiz, de Ventas en Madrid, con 42.000 € de salario y un bonus objetivo del 15,0 %, y a María López, de Marketing en Barcelona, con 36.000 € y un 10,0 %.

La revisión antes de calcular

El responsable de RRHH debe cerrar primero los cambios salariales, bajas y fechas de incorporación. Si una persona ha trabajado solo seis meses, no debes aplicar automáticamente el objetivo de un año completo: la política interna o el convenio puede exigir prorrata, permanencia mínima o exclusión durante el periodo de prueba.

Con 42.000 € y un objetivo del 15,0 %, el bonus teórico máximo de Carlos sería 6.300 €. Ese importe no es todavía el pago: hay que aplicar el criterio de desempeño y el porcentaje de cumplimiento empresarial configurado en la política.

De la hoja de cálculo a nóminas

La persona responsable revisa la hoja Cálculo Bonus, cuya captura corresponde a la imagen 2, y contrasta los importes con cada responsable. Después, la imagen 3, Dashboard, sirve para comprobar el coste total y la distribución por áreas; la imagen 4 resume las instrucciones de uso.

Finalmente, RRHH obtiene la aprobación de dirección, entrega los importes al gestor laboral y conserva la versión cerrada. El bonus abonado se incorpora a nómina con su correspondiente IRPF y cotización, no como un pago informal fuera del recibo salarial.

El bonus forma parte de la retribución

El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 26.1, considera salario la totalidad de las percepciones económicas por la prestación profesional. Por tanto, un bonus ligado a objetivos suele tener naturaleza salarial, aunque su importe sea variable. El artículo 26.3 permite que la estructura salarial se fije por convenio colectivo o contrato individual.

No existe una fórmula legal única para calcular el incentivo. Lo exigible es respetar lo pactado: objetivo, periodo, métricas, fecha de devengo, prorrata por alta o baja y reglas de ausencia. Si el contrato promete un 15,0 % sobre 42.000 €, el objetivo de referencia son 6.300 €; no puedes reducirlo después cambiando unilateralmente la métrica.

Igualdad, jornada y cotización

El artículo 28 del Estatuto obliga a aplicar criterios retributivos sin discriminación por razón de sexo. Una diferencia entre dos personas que realizan trabajo de igual valor debe poder justificarse con responsabilidad, objetivos o desempeño medible, no con una decisión opaca del jefe.

El bonus cotiza a la Seguridad Social como remuneración del trabajo. Si se paga en una nómina ordinaria, se incluye en la base correspondiente; si se abona con carácter excepcional o en un mes distinto, el gestor debe imputarlo conforme a las reglas de cotización aplicables. También aumenta la retención de IRPF del periodo.

Plazos que no conviene dejar al final

La nómina debe entregarse con claridad y el salario debe pagarse en la fecha pactada, conforme al artículo 29 del Estatuto. Las reclamaciones salariales prescriben al año, según el artículo 59.1: un trabajador que reclame 1.200 € de bonus dispone, con carácter general, de ese plazo desde que la cantidad pudo exigirse.

Si el sistema se apoya en objetivos, guarda la versión aprobada, los datos utilizados y la comunicación a la plantilla. Para una empresa de 25 personas no es obligatorio un plan de igualdad por superar 50 trabajadores, pero sí rigen la igualdad retributiva y la prohibición de discriminación.

Confundir el objetivo con el importe que se paga

El error más caro es presentar el 15,0 % como si fuera el bonus definitivo. Para un salario de 45.000 €, el objetivo son 6.750 €; si el cumplimiento empresarial es del 95,0 %, ya no coincide con ese máximo antes de aplicar el desempeño. En la hoja Datos Empleados, el porcentaje debe escribirse como 15,0 %, no como 15 €, porque son magnitudes distintas.

Cuando el responsable modifica una cifra directamente en Cálculo Bonus para que el total cuadre con presupuesto, se rompe la trazabilidad. La plantilla debe recibir los cambios en Datos Empleados o en la política documentada, y después conservarse una copia con la fecha de aprobación.

Excluir a quien causa baja sin revisar el devengo

Otra fuente habitual de conflicto es borrar a una persona que se marcha en noviembre. Si el contrato o el plan reconoce el bonus proporcional al tiempo trabajado, una baja tras 11 de 12 meses puede generar una reclamación aproximada del 91,7 % del incentivo, salvo que exista una condición válida y conocida de permanencia o devengo.

Por ejemplo, con 39.000 € de salario y un objetivo del 10,0 %, el importe anual de referencia son 3.900 €. Una prorrata de 11 meses equivale a 3.575 € antes de aplicar los demás multiplicadores; ignorarlo puede convertir un ajuste de 300 € en una reclamación mucho mayor por falta de coherencia.

Pagar sin reflejarlo en nómina

Abonar el bonus por transferencia separada y sin recibo salarial deja mal documentados el IRPF y las cotizaciones. Además, puede afectar al cálculo de bases, pagas y liquidaciones futuras. Un importe de 6.300 € no es coste neto para la empresa: hay que sumar la cotización empresarial que corresponda y practicar la retención del trabajador.

También he visto valoraciones de desempeño de Excelente, Bueno y Suficiente sin una definición escrita. Si dos responsables aplican criterios distintos a cinco empleados, el Dashboard puede mostrar un total correcto y, aun así, el proceso ser difícil de defender ante una reclamación.

Esa trazabilidad encaja con una nómina mensual de empleado, donde ya quedan reflejadas la base, la cotización y la retención aplicables a cada pago.

Separar maestro, cálculo y salida

Con 5 empleados, copiar datos a nóminas puede llevar 20 minutos. Con 25 personas y tres revisiones, el repicado manual puede ocupar unas 2 horas al mes de cierre; un maestro único en Datos Empleados reduce ese trabajo a unos 30 minutos si solo cambian objetivos y valoraciones. El ahorro estimado es de 1,5 horas por cierre, o 18 horas al año en cierres mensuales.

Mi criterio es no editar resultados en Dashboard. Los cambios deben hacerse en Datos Empleados, mientras Cálculo Bonus actúa como capa de comprobación y el panel como salida para dirección.

Fórmulas que reducen el repicado

• Usa BUSCARV para traer salario, departamento o porcentaje objetivo desde el maestro mediante el Nº de empleado.
• Usa SUMAR.SI para sumar el bonus por departamento y comparar Ventas, Marketing, Finanzas y Tecnología.
• Usa SI para marcar campos vacíos, fechas posteriores al cierre o porcentajes fuera del rango aprobado.
• Usa CONTAR.SI para comprobar cuántas personas tienen cada valoración: Excelente, Bueno o Suficiente.

Preparar el archivo para la gestoría

Antes de enviar los datos, filtra empleados activos, revisa el total general y exporta una copia con nombre y fecha, por ejemplo Cierre bonus julio 2026. La gestoría necesita como mínimo empleado, importe bruto, mes de pago y criterio de imputación; no necesita modificar la hoja original.

Si pasas de 25 a 80 trabajadores, Excel sigue sirviendo como control auxiliar, pero conviene conectar la salida con el programa de nóminas y limitar permisos. A 80 empleados, una diferencia de solo 100 € en el bonus de cada persona altera el presupuesto en 8.000 €, así que la validación de totales y la aprobación por escrito dejan de ser opcionales.

La validación de totales gana todavía más sentido cuando se cruza con la plantilla de coste por empleado, que permite comprobar cuánto pesa cada incentivo sobre el presupuesto general antes de aprobarlo por escrito.