Antigüedad laboral - Plantilla Excel gratis

1. Abre la hoja Empleados y sustituye los diez registros de ejemplo por los datos de tu plantilla. Conserva una fila por persona y escribe el Nombre, Departamento, Ciudad, Fecha Ingreso y Salario Base (€).
2. Introduce la Fecha Referencia que quieres utilizar para el cálculo. Para una revisión anual, usa la fecha de efectos del complemento o el último día del mes que estés cerrando.
3. Revisa Años Antigüedad y Meses Adic. para comprobar que Excel está leyendo las fechas como fechas reales y no como texto.
4. Completa o valida Trienios y % Plus Antigüedad conforme al convenio colectivo, contrato o política salarial aplicable. No asignes un porcentaje por el mero hecho de que exista antigüedad.
5. Comprueba Plus Antigüedad (€), Salario Total (€) y Categoría Antigüedad. Contrasta dos o tres filas con un cálculo manual antes de enviar importes a nóminas.
6. Consulta la hoja Resumen para revisar la información agrupada y utiliza la hoja Instrucciones cuando necesites recordar qué dato corresponde a cada columna.
7. Guarda una copia con la fecha de cierre, por ejemplo Antiguedad_31-07-2026.xlsx, para conservar el histórico que justifica los cambios salariales.

El dato de origen se fija al contratar

El responsable de RRHH debe obtener la fecha de ingreso del contrato, del alta comunicada y del expediente laboral. Si hubo contratos temporales anteriores, una subrogación o una sucesión de empresa, no conviene sumar periodos a mano: primero hay que comprobar si el convenio o la documentación reconoce continuidad.

En una pyme de 25 trabajadores, administración carga una vez el maestro de empleados y RRHH revisa las excepciones. La hoja Empleados (imagen 1) reúne Nº, Nombre, Departamento, Ciudad, Fecha Ingreso y Salario Base (€), y deja en la misma línea los campos que afectan al complemento.

La revisión se hace antes del cierre de nómina

Imagina una empresa de 25 personas que revisa los complementos cada 1 de septiembre. El día 20 de agosto, RRHH fija la Fecha Referencia en 01/09/2026, filtra los trabajadores próximos a cumplir tres años y envía el resultado al gestor laboral. Una persona que entró el 18/09/2023 todavía no cumple tres años el 01/09/2026; otra que entró el 10/08/2023 sí los ha cumplido.

La separación entre Años Antigüedad y Meses Adic. evita pagar un hito antes de tiempo. Con 10 empleados, revisar manualmente 14 campos puede llevar 90 minutos; con la tabla preparada, la comprobación de fechas y porcentajes puede quedarse en unos 25 minutos, un ahorro aproximado de 1,08 horas por revisión.

De la hoja al expediente salarial

Después, RRHH contrasta el % Plus Antigüedad con el convenio colectivo y calcula el importe sobre la base que corresponda. La hoja Resumen (imagen 2) se utiliza para consultar la información agrupada, mientras que Instrucciones (imagen 3) sirve como guía de uso.

Antes de importar nada en nóminas, compara Plus Antigüedad (€) y Salario Total (€) con el recibo anterior y archiva una copia fechada. La plantilla ayuda a detectar hitos; no sustituye la validación del convenio ni decide por sí sola qué conceptos son salariales.

La antigüedad económica no nace automáticamente del Estatuto

El Estatuto de los Trabajadores no establece un porcentaje general de antigüedad ni obliga a pagar trienios a todas las empresas. El artículo 25 reconoce el derecho a la promoción económica en los términos fijados por convenio colectivo o contrato individual. Por eso, la columna Trienios solo debe producir un efecto económico cuando exista una regla aplicable.

El salario debe respetar el mínimo legal vigente en 2026 y lo previsto en el convenio colectivo, pero no es correcto sumar un plus de antigüedad para aparentar que se alcanza el mínimo si el convenio exige analizar el conjunto salarial. Si el convenio fija un 5 % por trienio sobre un salario base de 24.000 €, el complemento anual sería 1.200 € y, con dos trienios, 2.400 €, antes de comprobar pagas y límites convencionales.

Fecha, contrato y cotización deben coincidir

El artículo 12 del Estatuto regula el contrato a tiempo parcial; trabajar menos horas no elimina por sí mismo la antigüedad reconocida, aunque el importe de determinados conceptos puede calcularse proporcionalmente según la norma aplicable. En contratos sucesivos, una interrupción real puede ser relevante, pero no debes borrar periodos reconocidos por una sentencia, subrogación o convenio.

Cuando el plus tenga naturaleza salarial, debe reflejarse en nómina y formar parte de la base de cotización conforme al artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social, salvo exclusión legal. Un complemento mensual de 100 € durante 12 meses añade 1.200 € de salario anual y afecta a la cotización empresarial y de la persona trabajadora.

Plazos que no puedes perder

Las reclamaciones de cantidades salariales prescriben al año, según el artículo 59.1 del Estatuto. Una diferencia mensual de 100 € reclamada durante 12 meses asciende a 1.200 €, sin contar intereses ni otros efectos. La empresa debe conservar contratos, nóminas y justificantes con criterios de archivo laboral y protección de datos; el acceso debe limitarse a RRHH, dirección autorizada y gestoría.

La plantilla no reemplaza el registro de jornada del artículo 34.9 del Estatuto ni las comunicaciones al SEPE o a la Seguridad Social. Su función es salarial y organizativa: documentar la fecha utilizada y facilitar una revisión trazable.

Sumar años sin revisar la fecha reconocida

El fallo más caro suele estar en copiar la fecha del último contrato cuando la empresa reconoce una antigüedad anterior. En una plantilla de 25 personas, cinco trabajadores con 75 € mensuales de complemento omitido generan 375 € al mes y 4.500 € al año de diferencia bruta. Si solo se revisan los últimos 12 meses, esa es la referencia mínima de reclamación salarial, sin contar posibles intereses.

Otro error consiste en cambiar la fecha para que coincida con el inicio del año natural. Una persona que empezó el 31/12/2022 cumple tres años el 31/12/2025, no el 01/01/2026 por comodidad administrativa. La Fecha Referencia y el formato DD/MM/AAAA permiten comprobar el día exacto.

Aplicar un porcentaje que el convenio no autoriza

He visto nóminas donde se aplicaba un 3 % anual porque alguien confundió antigüedad con una subida salarial. El artículo 25 del Estatuto remite al convenio o al contrato: pagar un 3 % sobre 30.000 € son 900 € anuales por persona; en ocho empleados, el error alcanza 7.200 € cada año.

También ocurre lo contrario: se calcula el porcentaje sobre el salario total cuando la norma habla de salario base. Con 2.000 € de base y 2.600 € de salario total, un 5 % son 100 € o 130 € al mes; la diferencia de 30 € durante 12 meses son 360 € por trabajador.

Confundir una ayuda de control con una prueba laboral

Guardar solo una captura del resultado no demuestra qué fecha ni qué porcentaje se utilizó. Conserva la versión del archivo, la fuente de la fecha, el convenio aplicado y la aprobación de RRHH. Además, no incluyas datos innecesarios: la plantilla trabaja con nombre y datos laborales, no necesita DNI ni información médica.

Si aparece una diferencia, no la corrijas sobrescribiendo el histórico. Crea una copia, documenta el motivo y comunica el ajuste a nóminas. Así evitas que una reclamación de 75 € mensuales se convierta en una discusión sobre 15 años de cambios no explicados.

Esa trazabilidad del ajuste también encaja con el control salarial obligatorio, donde conviene dejar constancia de cada variación para comparar el histórico sin perder el criterio aplicado.

Separa el maestro de personal de la revisión mensual

Hasta 25 empleados, esta plantilla puede ser el maestro operativo. Cuando superes 50 o tengas varias sociedades, conserva una base única de empleados y genera una copia de revisión por periodo; no mantengas cinco archivos con fechas distintas. Con 100 personas y dos revisiones al año, eliminar 5 minutos de búsqueda por empleado ahorra unas 16,7 horas anuales.

Usa validaciones para Departamento, Ciudad y Categoría Antigüedad, y protege las columnas calculadas. Los campos de entrada deben ser Nombre, Fecha Ingreso, Salario Base (€), Fecha Referencia, Trienios y porcentaje aplicable; el resto se revisa, no se teclea sin justificación.

Prepara el archivo para la gestoría

La gestoría necesita una relación clara de altas, cambios y fecha de efectos, no solo una cifra final. Exporta las filas modificadas con Nombre, Fecha Referencia, Plus Antigüedad (€) y Salario Total (€), y adjunta el convenio o la regla salarial usada.

• Comprueba que las fechas sean fechas reales y no texto.
• Filtra por Fecha Referencia para localizar hitos del mes.
• Contrasta el total de complementos con la variación de nóminas.
• Bloquea la copia cerrada y conserva el nombre con mes y año.

Automatiza sin perder control

En un archivo ampliado, BUSCARV puede traer el Salario Base (€) desde el maestro y SUMAR.SI acumular el Plus Antigüedad (€) por departamento. Para localizar duplicados puedes usar CONTAR.SI; para avisar de una fecha vacía, una fórmula con SI. No sustituyas la revisión del convenio por automatismos.

Si administración tarda 3 horas al mes en consolidar 60 empleados y las búsquedas reducen el trabajo a 1 hora, el ahorro es de 24 horas al año. Cuando la gestoría ya importa datos directamente al programa de nóminas, mantén Excel como control de conciliación, no como segunda fuente salarial.

En ese mismo control de conciliación, también encaja el cálculo de liquidaciones cuando hay bajas o cambios salariales que dejar cerradas correctamente.