Cómo controlar las vacaciones y ausencias de la plantilla en Excel
Llevar al día las vacaciones y las ausencias de toda la plantilla en una hoja de cálculo evita dos problemas clásicos: que se solapen demasiadas personas en la misma semana y que alguien pierda días por no disfrutarlos a tiempo. En esta guía te enseño a montar un control de vacaciones y ausencias en Excel con criterio de RRHH.
Lo que dice la ley sobre las vacaciones
El Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año (lo que suelen ser 22 días laborables), aunque el convenio puede mejorarlo. Conviene tener claro que:
- Las vacaciones no se pueden sustituir por dinero salvo a la finalización del contrato.
- El calendario debe conocerse con al menos dos meses de antelación al disfrute.
- Si coinciden con una baja médica o un permiso de maternidad/paternidad, se pueden disfrutar en otro momento.
Cómo montar la plantilla de control
Necesitas dos partes: una pestaña de resumen por empleado (días asignados, disfrutados y pendientes) y una pestaña de calendario anual donde marcas cada ausencia por tipo (vacaciones, baja, asuntos propios, permiso retribuido).
Calcular los días pendientes
Si en B2 tienes los días anuales asignados y vas registrando los disfrutados en un calendario, cuenta los días marcados con COUNTIF y réstalos. Suponiendo que las marcas de vacaciones de ese empleado están en el rango D2:AH2:
=B2-COUNTIF(D2:AH2, "V")Para que nunca aparezca un número negativo por un error de marcado, protégelo con IFERROR y un control:
=IFERROR(MAX(0, B2-COUNTIF(D2:AH2,"V")), 0)Avisar de solapamientos
Para saber cuántas personas están de vacaciones un mismo día, cuenta esa columna del calendario y avisa si superas el máximo que tu equipo puede permitirse (por ejemplo, 2):
=IF(COUNTIF(D2:D20,"V")>2, "Demasiadas ausencias", "OK")Tipos de ausencia que conviene diferenciar
| Código | Tipo de ausencia |
|---|---|
| V | Vacaciones |
| B | Baja por incapacidad temporal |
| P | Permiso retribuido |
| A | Asuntos propios |
| F | Formación |
Diferenciar los tipos te permite analizar después el absentismo laboral con datos. Si solo necesitas el control de vacaciones puedes descargar nuestra plantilla de control de vacaciones del personal, y para el descanso pactado tienes también la bolsa de horas.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días de vacaciones corresponden por ley?
El mínimo legal es de 30 días naturales al año, equivalentes a unos 22 días laborables. El convenio colectivo puede mejorar esta cifra, nunca empeorarla.
¿Se pueden perder los días de vacaciones no disfrutados?
Como regla general las vacaciones se disfrutan dentro del año natural. Si no ha podido disfrutarlas por causas como una baja médica, el trabajador conserva el derecho y se reprograman, dentro de los límites que fija la normativa.
¿Tengo que guardar el registro de ausencias?
Es muy recomendable conservarlo, tanto para justificar el disfrute de vacaciones como para acreditar permisos y bajas ante una inspección o ante una reclamación.