Referidos empleados Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa la finalidad, los estados, el circuito del incentivo y las reglas de confidencialidad.
2. En Referidos, asigna un ID único, por ejemplo Referidos-004, y registra la fecha de referencia, nombre, puesto, departamento, centro y personas responsables.
3. Completa el contacto, el estado inicial y la fecha de entrevista. Usa las listas desplegables de estado, tipo de contrato y jornada en lugar de escribir valores alternativos.
4. Cuando termine la selección, añade la fecha de decisión. Si la candidatura se incorpora, completa fecha de incorporación, tipo de contrato, jornada y salario bruto anual.
5. Registra el incentivo previsto antes de la aprobación y el importe aprobado solo cuando exista autorización interna. Añade la fecha de pago después de comprobar el justificante.
6. Escribe en Observaciones la próxima acción o el motivo de cierre y guarda el enlace a la evidencia interna en la columna W.
7. Revisa Resumen al cierre semanal o mensual: comprueba procesos abiertos, incentivos pendientes, tasa de conversión, días medios y distribución por departamento.

El circuito diario en una pyme

En una empresa de 25 trabajadores, el empleado referente comunica una candidatura a RR. HH. El responsable de selección abre una fila en Referidos el mismo día: asigna el ID, anota la fecha de referencia, el puesto, el departamento, el centro y el contacto, y deja el estado en Cribado inicial.

La persona responsable revisa el currículo y coordina la entrevista con el encargado del área. En una clínica con 25 profesionales, por ejemplo, puede registrar una candidatura para auxiliar administrativo en Madrid, con entrevista el 14/09/2026 y una observación concreta: pendiente de valoración técnica por administración. No uses Observaciones para guardar datos sensibles que no sean necesarios.

Qué ocurre en cada cambio de estado

Cuando existe entrevista realizada o prevista, cambia el estado a En entrevista y completa la fecha K. Si el comité de selección ya ha valorado la candidatura pero aún no ha comunicado el resultado, utiliza Pendiente de decisión. La fecha L debe escribirse al cerrar la decisión, tanto si termina en incorporación como en descarte.

Si se incorpora, RR. HH. añade la fecha M, tipo de contrato, jornada y salario bruto anual. La plantilla calcula los días desde la referencia hasta la decisión: una referencia del 08/01/2026 decidida el 05/02/2026 genera 28 días. Si L está vacía, el contador sigue aumentando con la fecha actual.

El cierre del incentivo y la evidencia

Administración o RR. HH. introduce el incentivo previsto y solicita aprobación conforme a la política interna. En una incorporación con 600 € aprobados, la situación será Pendiente de pago hasta que se complete la fecha S; después aparecerá Pagado. Si el proceso se descarta o retira, la situación queda No aplicable.

El expediente se cierra cuando contrato, alta en Seguridad Social, documentación de incorporación y justificante del incentivo están revisados. En W se conserva el enlace interno; así, una pyme con 12 referidos trimestrales puede reconstruir quién decidió, cuándo y qué pago se autorizó.

Protección de los datos de candidatos

La persona referida aporta datos identificativos y de contacto, por lo que el acceso debe limitarse al personal que participa en selección. La LOPDGDD y el RGPD exigen informar sobre el tratamiento, definir la finalidad y conservar solo lo necesario. La plantilla incluye una advertencia de acceso restringido y una columna de evidencia, pero no sustituye el registro de actividades ni la política de conservación.

No copies en Observaciones diagnósticos médicos, opiniones personales o información familiar. Para una pyme de 25 empleados, RR. HH. y la dirección pueden tener acceso al expediente de selección; el resto de la plantilla no debe consultar nombres, teléfonos o salarios.

Selección, contrato y alta

La recomendación no convierte por sí sola a la persona en empleada. Antes del inicio debes formalizar el contrato que corresponda, comunicar el alta a la Seguridad Social antes de comenzar la prestación de servicios y entregar la información laboral exigible. Si es un contrato a tiempo parcial, el Estatuto de los Trabajadores, artículo 12, exige que consten por escrito las horas ordinarias y su distribución.

El tipo de contrato de la plantilla se limita a Indefinido, Temporal y Fijo-discontinuo. No selecciones Temporal por comodidad: desde la reforma laboral solo cabe en los supuestos legales, principalmente circunstancias de la producción o sustitución. Una contratación temporal fraudulenta puede generar conversión a indefinida y sanciones que, según la infracción y circunstancias, pueden alcanzar importes relevantes por trabajador.

Incentivos y convenio colectivo

El incentivo debe estar regulado por una política interna clara: importe, requisitos, momento de devengo, exclusiones y fecha de pago. Si forma parte de la retribución, debe reflejarse correctamente en nómina y cotización; no lo trates como un pago informal separado.

El convenio colectivo puede establecer reglas sobre salarios, jornada, contratación o conceptos variables. La plantilla controla el proceso, pero la gestoría debe recibir el importe aprobado y la fecha de pago antes del cierre de nómina. En 2026, la empresa debe mantener además la documentación de selección de acuerdo con sus plazos internos y la base jurídica aplicable, no indefinidamente.

El incentivo aprobado sin condición cumplida

El error más caro que he visto es marcar Incorporado y aprobar el incentivo antes de comprobar el alta efectiva o la permanencia exigida por la política interna. Si se aprueban 600 € para cinco referencias y dos no cumplen el requisito, quedan 1.200 € comprometidos sin fundamento. En la hoja, separa Q, incentivo previsto, de R, incentivo aprobado, y no rellenes S hasta disponer del justificante.

Otro fallo es pagar un incentivo y dejar S vacía. La fórmula mostrará Pendiente de pago aunque el dinero haya salido, y el Resumen lo sumará como deuda interna. El cierre debe incluir transferencia, nómina o justificante enlazado en W.

Decisiones sin fecha y procesos eternos

Dejar el estado en En entrevista durante 45 días impide saber si falta una entrevista o una decisión. La columna T ayuda a detectar el retraso: una candidatura recibida el 01/07/2026 y decidida el 29/07/2026 acumula 28 días; si no se completa L, el contador sigue corriendo.

En una campaña con 20 candidatos, diez procesos sin fecha de decisión obligan a reconstruir correos y mensajes. Eso puede consumir seis horas de RR. HH. y provocar que una persona reciba información contradictoria. El responsable debe actualizar el estado después de cada reunión, no al final del mes.

Datos personales expuestos y trazabilidad insuficiente

Enviar el archivo completo por correo a todos los mandos es una mala práctica: contiene teléfonos, salarios y nombres de referentes. Una copia sin control puede convertirse en una brecha que debe analizarse conforme al RGPD. Mantén acceso restringido, evita duplicados y utiliza enlaces internos autorizados.

También genera conflicto registrar Descartado sin una observación objetiva. Escribe una razón profesional y verificable, como falta de experiencia requerida para el puesto, nunca comentarios subjetivos. La evidencia no elimina una reclamación, pero permite demostrar quién intervino, cuándo se decidió y qué criterio se aplicó.

De 10 a 100 candidaturas controladas

La estructura está preparada para 100 filas operativas, de la 4 a la 103. Si recibes 15 referidos al mes, tendrás capacidad aproximada para seis meses antes de abrir un nuevo archivo o trasladar el histórico. No insertes columnas dentro del bloque sin revisar filtros y fórmulas de T y U.

El primer ahorro procede de la normalización: las listas de J, N y O evitan corregir manualmente estados y contratos. Si cada corrección tarda tres minutos y aparecen 30 variantes al mes, ahorras aproximadamente 1,5 horas mensuales solo en limpieza.

Conectar la hoja con el cierre de selección

El responsable de selección puede entregar a la gestoría un extracto de las filas con estado Incorporado: ID, nombre, fecha de incorporación, contrato, jornada y salario. Administración recibe además R y S para incluir el incentivo en el circuito de nómina y conservar el justificante.

En Resumen, la consulta de B12 permite elegir un ID y recuperar el departamento asociado. El panel cuenta referidos, incorporaciones, procesos, descartados y tasa de conversión; también suma incentivos aprobados y pendientes. Con 40 referidos al trimestre, revisar el panel cada viernes puede sustituir una reunión manual de 30 minutos.

Qué automatizar al crecer

• Usa CONTAR.SI para revisar estados y detectar acumulaciones anómalas.
• Usa SUMAR.SI o SUMAR.SI.CONJUNTO en una versión ampliada para agrupar incentivos por departamento, centro o periodo.
• Usa BUSCARV, o INDICE y COINCIDIR, para traer datos del maestro de empleados si mantienes un catálogo separado.
• Usa SI para alertar de incorporaciones sin fecha de alta o incentivos aprobados sin pago.

La plantilla actual ya calcula T y U, pero no contiene una conexión con nóminas ni una tabla estructurada. Al superar 100 registros o necesitar permisos por usuario, conviene migrar el maestro a un sistema de selección y conservar Excel como exportación de control. Con 25 empleados y 8 referidos mensuales, la revisión semanal puede bajar de dos horas a unos 45 minutos, un ahorro aproximado de cinco horas al mes.