Cuadrante limpieza Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Cuadrante y sustituye los ejemplos por los datos reales de tu empresa, manteniendo una fila por asignación y fecha.
2. Introduce ID, nombre, departamento, puesto, centro, responsable, tipo de contrato y porcentaje de jornada. La jornada admite valores enteros entre 25 y 100.
3. Escribe la fecha, selecciona el turno e indica hora de inicio, hora de fin y descanso efectivo previsto. El día y las horas planificadas se calculan solos.
4. Introduce el coste hora empresa como dato interno de planificación y revisa el coste estimado que aparece en la columna Q.
5. Actualiza el estado del turno y la incidencia cuando cambie la situación: Planificado, Confirmado, Realizado, Ausente o Baja.
6. Registra la evidencia de jornada como Pendiente, Recibido o Revisado y añade en Observaciones cualquier incidencia operativa.
7. Revisa Resumen cada semana y concilia antes del cierre mensual las horas realizadas, ausencias, sustituciones y evidencias con nómina.

Del servicio contratado a la asignación diaria

En una empresa de limpieza con 25 trabajadores, la responsable de RR. HH. recibe de cada encargado los centros que deben cubrirse, sus franjas horarias y las personas disponibles. Antes de publicar el cuadrante semanal, contrasta contrato, porcentaje de jornada, descansos, nocturnidad y el convenio colectivo aplicable.

La entrada operativa es concreta: ID del empleado, nombre, puesto, centro, responsable, fecha, turno, hora de inicio, hora de fin, descanso y coste hora empresa. En la plantilla, una fila representa una asignación; por ejemplo, Ana puede cubrir Oficinas Centro el 01/09/2026 de 06:00 a 14:30, con 30 minutos de descanso. El resultado son 8 horas planificadas y un coste estimado de 142,80 € si el coste hora es 17,85 €.

Revisión del encargado y de RR. HH.

El encargado de centro comprueba cada día si el turno está Planificado, Confirmado o Realizado. Si la persona no acude, selecciona Ausente o Baja y la columna Sustitución necesaria devuelve Sí; así se puede activar una cobertura sin revisar manualmente cien filas.

En un turno nocturno de 22:00 a 06:00 con 30 minutos de descanso, la fórmula calcula 7,5 horas aunque la hora final sea menor que la inicial. Esto evita el error habitual de considerar el turno como negativo o de asignar ocho horas completas sin descontar el descanso.

El cierre mensual

Al terminar el mes, RR. HH. revisa la hoja Resumen: turnos totales, horas, coste estimado, ausencias, evidencias pendientes y cobertura confirmada. Después compara los turnos Realizados con el registro de jornada y entrega a administración las incidencias que puedan afectar a nómina; el coste mostrado es de planificación, no una nómina definitiva.

Jornada, descansos y registro

El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 34, fija con carácter general un máximo de 40 horas semanales de promedio anual. Entre jornadas deben respetarse 12 horas de descanso, salvo reglas específicas aplicables, y la distribución irregular debe ajustarse a la ley y al convenio. Las horas extraordinarias no pueden superar 80 al año, salvo las destinadas a prevenir o reparar siniestros.

El RD-ley 8/2019 obliga a registrar diariamente el horario concreto de inicio y fin. La empresa debe conservar los registros durante 4 años y tenerlos a disposición de trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo. Una infracción grave puede suponer entre 751 € y 7.500 € por centro, además de reclamaciones por horas no abonadas.

Vacaciones, ausencias y turnos nocturnos

El artículo 38 del Estatuto reconoce un mínimo de 30 días naturales de vacaciones por año trabajado, salvo mejora del convenio. El cuadrante no sustituye el calendario laboral ni la comunicación de vacaciones: sirve para dejar trazada la asignación, la incidencia y la posible sustitución.

En limpieza es frecuente el trabajo nocturno. Debes revisar los límites y compensaciones del convenio colectivo, identificar correctamente el turno Noche y no confundir horas planificadas con horas efectivamente trabajadas. Un turno de 7,5 horas con coste de 18,40 € representa 138,00 € estimados, pero la nómina debe aplicar salario, pluses y cotizaciones reales.

Datos personales y coordinación

Los nombres, contratos, ausencias y evidencias están sujetos al RGPD y a la LOPDGDD. Limita el acceso a RR. HH., responsables autorizados y administración, y conserva solo la información necesaria. La plantilla debe coordinarse con la Seguridad Social, la TGSS, el contrato y el convenio; no comunica altas ni sustituye el registro oficial.

Confundir planificación con registro de jornada

El error más caro es presentar el cuadrante como prueba única de jornada. Una planificación de 06:00 a 14:30 no demuestra que la persona entrara y saliera a esas horas. Si diez limpiadores acumulan solo 30 minutos diarios no registrados durante 250 días, aparecen 1.250 horas potenciales de reclamación; además, la Inspección puede sancionar la falta o deficiencia del registro con importes de 751 € a 7.500 €.

La plantilla separa la columna de horario de la de Registro de jornada/evidencia. Marca Pendiente, Recibido o Revisado y conserva el soporte conforme al procedimiento interno. La posición práctica es clara: el Excel ordena la planificación, pero debes conservar la evidencia real de entrada y salida.

Horarios que incumplen descansos

Otro fallo habitual es colocar una salida a las 22:00 y una entrada a las 06:00 del día siguiente. Son 8 horas entre jornadas, no las 12 generales del artículo 34 del Estatuto. En una plantilla de 25 personas, repetirlo cuatro veces al mes puede generar 100 incidencias que el encargado debe corregir antes de publicar el cuadrante.

También se omite el descanso en jornadas largas. Ocho horas y media entre inicio y fin con 30 minutos previstos son 8 horas, no 8,5. La columna Horas planificadas obliga a que el cálculo sea visible y permite revisar el resultado antes de enviarlo al centro.

Ausencias sin sustitución documentada

Dejar un turno como Realizado cuando hubo una baja produce una cobertura ficticia y puede provocar un servicio incumplido. Si se marca Baja o Ausente, la fórmula de Sustitución necesaria devuelve Sí; después el responsable debe documentar quién cubrió, cuándo y con qué evidencia.

No uses el coste estimado como salario definitivo: 20 turnos de 7,5 horas a 18,00 € son 2.700,00 € de planificación, pero no incluyen necesariamente plus de nocturnidad, horas extraordinarias, cotizaciones o incidencias de nómina.

Preparar los datos para la gestoría

Con hasta 100 filas operativas, una pyme puede trabajar con esta plantilla si establece un cierre semanal y otro mensual. El encargado revisa cobertura y evidencias cada viernes; RR. HH. bloquea la versión revisada al finalizar el mes y entrega a la gestoría las horas realizadas, ausencias, permisos, bajas y sustituciones, sin enviar más datos personales de los necesarios.

La hoja Resumen concentra 17 fórmulas y calcula, entre otros datos, horas con SUMA, estados con CONTAR.SI y costes estimados. Si se gestionan 80 turnos al mes y cada revisión manual tarda 3 minutos por turno, son 4 horas; con estados, filtros y cálculos automáticos, una revisión de 1 minuto por turno baja el trabajo a 1 hora y 20 minutos: un ahorro aproximado de 2 horas y 40 minutos al mes.

Controles que evitan tecleo incorrecto

• Usa las listas de contrato, turno, estado, incidencia y evidencia en vez de escribir valores distintos como Baja médica o baja.
• Introduce el coste hora como importe positivo y revisa que la jornada esté entre 25 % y 100 %.
• Filtra por centro y responsable para detectar filas sin fecha, horario, estado o evidencia revisada.
• Compara los turnos Realizados con el sistema de fichaje antes de trasladar datos a nómina.

Cuándo necesitas otro sistema

Cuando superes 100 asignaciones frecuentes, tengas varios centros con cambios diarios o necesites fichaje móvil, el Excel debe quedarse como control de planificación y no como único sistema. Exporta un resumen a nóminas y conserva una copia mensual; no borres filas históricas porque perderías la trazabilidad de cambios y sustituciones.