Turnos de seguridad Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa quién actualiza el cuadrante, cómo se documentan los cambios y qué datos no deben incluirse.
2. En Turnos_2026, introduce una fila por servicio: ID, fecha, centro, puesto, vigilante, responsable y número de empleado.
3. Completa hora de inicio, hora de fin, descanso, tipo de jornada y estado. Las listas limitan los valores a las opciones configuradas.
4. Cuando exista una ausencia o relevo, actualiza el vigilante y escribe el detalle en Incidencia / sustitución; no borres el turno original si necesitas conservar la trazabilidad.
5. Marca la evidencia como Pendiente, Registrada o Revisada cuando dispongas del registro diario de jornada.
6. Revisa las columnas Control, Inicio efectivo y Fin efectivo. Corrige solapes, incidencias o coberturas pendientes antes del cierre semanal.
7. Consulta Resumen para comprobar cobertura, horas por centro, carga por vigilante y los dos gráficos operativos.

Preparar la semana de servicio

En una empresa de seguridad con 25 vigilantes, la persona responsable de Operaciones prepara el cuadrante con varios días de antelación. Parte de los servicios contratados, los centros abiertos, la jornada pactada, las vacaciones y las ausencias comunicadas. En Turnos_2026 introduce un registro por servicio, por ejemplo, el control de accesos del Centro Logístico Norte el 07/09/2026 de 06:00 a 14:00.

La fila identifica el centro, el puesto, el vigilante, el responsable y el número de empleado. El turno nocturno de 22:00 a 06:00 se calcula como intervalo que termina al día siguiente; por eso no debes corregir manualmente el día cuando el servicio cruza medianoche.

Confirmar cobertura y cambios

El encargado de turno cambia el Estado a Confirmado o Cubierto cuando el relevo está validado. Si Ana falta y Javier la sustituye, se actualiza la asignación y se documenta el cambio en Incidencia / sustitución. La evidencia del servicio se deja en Registro de jornada y las observaciones describen el parte entregado, el relevo o una incidencia concreta.

Cerrar y revisar

Al terminar la semana, RR. HH. revisa la columna Control. El libro puede señalar Revisar solape, Revisar incidencia, Pendiente cobertura u OK. En Resumen, una carga de 80 turnos de 8 horas equivale a 640 horas planificadas; el responsable puede comprobar qué centros concentran incidencias y qué vigilantes acumulan más horas antes de trasladar los datos a nóminas.

Jornada, descansos y registro

El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 34, regula la jornada y exige respetar el descanso mínimo de 12 horas entre jornadas, además del límite general de 40 horas semanales de promedio anual. Las horas extraordinarias no pueden superar, como regla general, 80 al año por trabajador, salvo las compensadas con descanso en los términos legales. El convenio colectivo estatal de empresas de seguridad puede establecer reglas específicas sobre cuadrantes, turnos, nocturnidad y descansos.

El registro diario debe recoger el horario concreto de inicio y finalización y conservarse durante 4 años. La obligación deriva del artículo 34.9 del Estatuto y del RD-ley 8/2019. La falta o irregularidad del registro puede constituir infracción grave, con multas de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo conforme a la LISOS.

Cómo usar el libro como evidencia

La plantilla es una herramienta de planificación y seguimiento, no sustituye el sistema de registro diario ni acredita por sí sola que el vigilante haya trabajado esas horas. En R4, la evidencia puede figurar como Pendiente, Registrada o Revisada; debe enlazarse con el sistema real, parte o soporte que conserve la empresa.

Un ejemplo: diez vigilantes con 30 minutos diarios no reflejados durante 20 días generan 100 horas potencialmente discutibles. El responsable debe comparar el cuadrante con el registro real, nómina y descansos antes de cerrar el mes. Los datos personales deben limitarse conforme al RGPD y la LOPDGDD, sin introducir información médica en Observaciones.

Solapes que dejan un servicio sin cubrir

El error más costoso es asignar al mismo vigilante dos servicios que se pisan. Dos turnos de 22:00 a 06:00 y de 05:30 a 13:30 producen un solape de 30 minutos y pueden ocultar un relevo imposible. La columna Control compara los intervalos calculados y muestra Revisar solape cuando detecta coincidencias; no ignores el aviso por estar el turno marcado como Cubierto.

Confundir planificación con registro

Otro fallo habitual es marcar todos los turnos como Registrada sin conservar la evidencia diaria. En una inspección, un cuadrante previsto de 160 horas no demuestra que las horas reales fueran esas. Si cuatro vigilantes acumulan una hora extra semanal durante 12 semanas, aparecen 48 horas que deben justificarse, compensarse o abonarse conforme al convenio y al artículo 35 del Estatuto.

Cancelar sin explicar la sustitución

También genera conflictos borrar filas o cambiar nombres sin dejar rastro. Si un servicio se cancela, el Estado Cancelado permite que no compute; si se cubre con otra persona, hay que documentar vigilante, horario e incidencia. Una sustitución de 8 horas sin actualizar el número de empleado puede trasladar mal las horas a nómina y terminar en reclamación salarial.

En una revisión de Inspección de Trabajo, presenta el cuadrante, el registro diario, los partes y la trazabilidad de cambios. El Excel ordena el control, pero la defensa depende de que los datos sean coherentes y verificables.

Separar entrada operativa y salida de control

Usa Turnos_2026 como fuente de datos y Resumen como capa de revisión. No escribas manualmente en las columnas calculadas Día, Control, Inicio efectivo y Fin efectivo. Las listas de validación reducen errores en centro, turno, jornada, estado y evidencia, especialmente cuando varias personas actualizan el archivo.

Preparar la información para la gestoría

Al cierre mensual, filtra por vigilante, fecha y estado. En Resumen, las fórmulas equivalentes a SUMAR.SI, CONTAR.SI y BUSCARV agrupan horas, turnos, incidencias y número de empleado. Una pyme con 100 turnos puede ahorrar aproximadamente 2 horas al mes frente a contar filas y copiar horas manualmente, siempre que el número de empleado se mantenga consistente.

• Exporta o copia las horas planificadas por vigilante después de revisar incidencias.
• Contrasta los turnos Cubierto con el registro diario y el parte de servicio.
• Envía a nóminas solo las horas validadas, separando nocturnidad, extras o conceptos que exija el convenio.
• Conserva una copia cerrada del periodo y restringe el acceso a responsables autorizados.

Cuando crece el equipo

Con 25 vigilantes, este libro permite una revisión manual razonable; con 100 empleados y varios centros, conviene conectarlo al programa de turnos o nóminas. Antes de automatizar, define un identificador único como SEG-1042 y un responsable de aprobación. La plantilla no contiene tablas ni conexiones externas, por lo que el traslado a otro sistema debe hacerse mediante exportación controlada.