Entrevista de Selección Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa la lógica de la plantilla antes de tocar datos.
2. Ve a Entrevistas y completa los campos básicos de cada candidato: puesto, fecha, entrevistador y observaciones.
3. Introduce las valoraciones por competencias o preguntas usando la escala que hayas definido, por ejemplo de 1 a 5.
4. Comprueba la hoja Resumen para ver el total, la media y la comparación entre candidatos.
5. Ordena los resultados por puntuación o por prioridad de contratación para decidir a quién avanza en el proceso.
6. Guarda una copia por proceso de selección para mantener histórico y poder comparar futuras entrevistas.

En una pyme, la entrevista no empieza cuando el candidato entra por la puerta, empieza cuando tú preparas la ficha. La hoja Entrevistas te sirve para dejar fijados los datos del puesto, la fecha, el entrevistador y las respuestas clave, de forma que luego puedas comparar candidatos sin depender de memoria ni notas sueltas.

En la práctica, esta plantilla encaja muy bien cuando tienes 5, 10 o 15 entrevistas abiertas a la vez. Si un proceso dura 3 semanas y pasan 8 candidatos por el mismo puesto, una tabla única te evita rehacer criterios y te permite revisar en 5 minutos quién encaja mejor por experiencia, disponibilidad y salario esperado.

Qué haces en cada fase

Primero rellenas la información de entrada y asignas una escala de valoración. Después puntúas cada competencia con criterio homogéneo y revisas el total en la hoja Resumen, donde el dato útil ya sale ordenado para decidir.

Qué gana RRHH con el orden

Si entrevistáis dos personas distintas, una de RRHH y un mando de área, la plantilla evita que uno valore 4 sobre 5 y el otro 8 sobre 10 sin una equivalencia clara. Esa diferencia, en un proceso con 6 candidatos, puede torcer la comparación y hacerte elegir por intuición en lugar de por datos.

Una entrevista de selección no es un trámite libre de reglas. No puedes pedir datos que no tengan relación con el puesto, y la protección de datos te obliga a tratar la información del candidato con base jurídica, minimización y conservación limitada según el proceso.

En España, el marco práctico pasa por el Estatuto de los Trabajadores, la normativa de igualdad y no discriminación, y el RGPD junto con la LOPDGDD. Si el proceso afecta a una empresa con 50 o más personas en plantilla, el plan de igualdad ya no es decorativo: condiciona cómo seleccionas y cómo justificas criterios para evitar sesgos por sexo, edad, origen o maternidad.

Qué preguntas te conviene dejar por escrito

Lo razonable es registrar competencias del puesto, disponibilidad real, experiencia relacionada, nivel técnico y expectativas salariales. Lo que te mete en problemas es preguntar por embarazo, intención de tener hijos, estado civil o cuestiones médicas que no sean imprescindibles para el trabajo.

Qué riesgo económico hay si improvisas

Un proceso mal documentado puede acabar en conflicto por discriminación o por tratamiento indebido de datos. Además, si guardas CVs y notas más tiempo del necesario, te expones a reclamaciones y a una revisión incómoda si alguien pide ver por qué fue descartado frente a otro candidato.

Por eso conviene dejar por escrito los criterios de selección y revisar también la documentación de igualdad para que la evaluación de candidatos no deje huecos interpretativos ni riesgos de discriminación.

El error más caro no es escribir mal una nota, sino contratar a la persona equivocada por comparar sin método. Repetir una mala incorporación puede costarte varias semanas de salario, formación interna y pérdida de productividad; en una pyme de 25 personas, ese fallo se nota rápido en el equipo.

También pasa mucho que cada entrevistador usa su propia escala. Uno puntúa con 1 a 3, otro con 1 a 10 y otro deja comentarios sin criterio fijo; luego el resultado es inútil y acabas decidiendo por impresión subjetiva.

Errores típicos que esta plantilla evita

El primero es no registrar la fecha ni el nombre del entrevistador, porque luego no sabes quién valoró qué. El segundo es no separar hechos de opiniones: tiene buena actitud no vale igual que ha trabajado 4 años con ERP.

Cuánto cuesta hacerlo mal

Si una incorporación fallida te obliga a repetir selección, puedes perder fácilmente 20 horas internas entre publicación, cribado y entrevistas. Si además el puesto queda vacío 2 semanas, el coste real sube por la carga de trabajo que absorbe el resto del equipo y por la formación que ya diste al candidato que no siguió.

Cuando pasas de 2 procesos al mes a 10 o 15, el Excel deja de ser una libreta y tiene que comportarse como una base ordenada. Aquí es donde la hoja Resumen aporta valor: puedes consolidar puntuaciones, comparar candidatos y preparar el traspaso de datos a la gestoría interna o al software de RRHH sin copiar y pegar a mano.

Si registras 12 entrevistas y cada una te ahorra 10 minutos de cálculo manual, recuperas unas 2 horas al mes. Si además usas fórmulas como SUMAR.SI para acumular puntuaciones por competencia o BUSCARV para traer datos del maestro de candidatos, el ahorro sube porque reduces errores de tecleo y revisiones repetidas.

Cómo automatizar sin romper la plantilla

• Usa listas cerradas para puesto, estado y entrevistador.
• Bloquea las celdas de cálculo para no pisar fórmulas.
• Apóyate en SI para marcar aprobados, pendientes o descartados.
• Revisa la coherencia con CONTAR.SI si quieres detectar duplicados o vacíos.

Cuándo merece la pena pasar a otro sistema

Si gestionas más de 30 candidatos activos por mes, Excel sigue siendo útil para control y análisis, pero ya conviene enlazarlo con una base de datos o con tu ATS. La clave no es abandonar la plantilla, sino dejar Excel como capa de control y no como almacén improvisado de todo.