Coste hora trabajador - Plantilla Excel gratis

1. Abre la hoja Coste Trabajadores y revisa la tabla de la imagen 1. Cada fila corresponde a una persona y las columnas están preparadas para introducir los datos anuales.
2. Escribe el nombre, departamento y ciudad de cada empleado. Mantén una fila por trabajador para que el Resumen pueda agrupar correctamente la información.
3. Introduce el salario bruto anual, el porcentaje de Seguridad Social empresarial y los beneficios anuales, como seguro médico, tickets o vehículo.
4. Indica los días laborables del año, las horas de trabajo al día y el porcentaje estimado de absentismo. Usa valores coherentes con el calendario y la jornada aplicables.
5. Comprueba las columnas calculadas: coste de Seguridad Social, coste total anual, horas teóricas, horas efectivas y costes por hora.
6. Consulta la hoja Resumen, que concentra los resultados para comparar el coste horario de los trabajadores y detectar los departamentos más caros.
7. Lee la hoja Instrucciones antes de sustituir los datos de ejemplo y guarda una copia mensual o anual para conservar el histórico de tus presupuestos.

Los datos que introduce administración

El proceso empieza con una ficha anual por empleado. En una pyme de 25 personas, administración carga el salario bruto anual, el porcentaje de cotización empresarial, los beneficios y el calendario previsto. En la plantilla aparecen las columnas Nº, Empleado, Departamento, Ciudad, Salario Bruto Anual (€), SS Empresa (%) y Otros Beneficios (€).

Por ejemplo, si Carlos cobra 24.500,00 € y la empresa aplica un 30 % en la columna SS Empresa (%), la cotización calculada es de 7.350,00 €. Si recibe 900,00 € en beneficios, el Coste Total Anual (€) asciende a 32.750,00 €.

De las horas teóricas a las horas efectivas

Después se introducen los Días Laborables/Año y las Horas/Día. Con 220 días y 8 horas, Carlos tiene 1.760 horas teóricas. Si el absentismo previsto es del 5 %, las Horas Efectivas/Año bajan a 1.672 horas.

El Coste Hora Teórico divide 32.750,00 € entre 1.760 horas: 18,61 €/hora. El Coste Hora Efectivo divide el mismo coste entre 1.672 horas: 19,59 €/hora. La diferencia de 0,98 € por hora muestra por qué presupuestar solo con la jornada nominal suele quedarse corto.

Qué revisa la persona responsable

El responsable de RRHH valida que los salarios coincidan con la nómina anual y que los días no sean una estimación arbitraria. El encargado de cada departamento contrasta el absentismo con los registros internos; administración revisa después la hoja Resumen, cuya imagen 2 permite comparar los resultados sin recorrer las 16 columnas de la tabla.

El flujo termina cuando dirección utiliza el coste efectivo para fijar el precio de un servicio o imputar personal a un proyecto. Para una clínica con 10 empleados, por ejemplo, no es lo mismo valorar una hora de una persona administrativa a 16,00 € que una hora efectiva de una especialista a 28,00 €.

La jornada que sirve de base al cálculo

El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores establece la jornada ordinaria y obliga a respetar, con carácter general, 12 horas entre jornadas y un descanso semanal mínimo de día y medio, además de los límites pactados en convenio colectivo. La plantilla no sustituye al calendario laboral: los 220 días y 8 horas son datos de ejemplo que debes adaptar a tu jornada real.

El artículo 38 del Estatuto reconoce un mínimo de 30 días naturales de vacaciones por año trabajado. Esas vacaciones son retribuidas, pero no son horas efectivamente trabajadas; por eso resulta más prudente utilizar horas efectivas para calcular el coste de una hora productiva. Si una persona tiene 1.760 horas teóricas y un 5 % de absentismo, el divisor queda en 1.672 horas.

Cotizaciones y registro de jornada

La empresa debe cotizar por la persona trabajadora ante la Seguridad Social y conservar la documentación laboral y salarial que justifica el coste. El 30 % incluido en la plantilla es un ejemplo editable, no un tipo universal: la cotización real depende de contingencias, desempleo, formación, MEI, tarifa de accidentes de trabajo y situación contractual.

El registro de jornada es obligatorio por el artículo 34.9 del Estatuto y el Real Decreto-ley 8/2019. Debe conservarse durante cuatro años y estar disponible para la persona trabajadora, su representación y la Inspección de Trabajo. Una infracción grave puede sancionarse con 751 € a 7.500 € por centro de trabajo; esta plantilla de costes no sustituye ese registro.

Salario, convenio y documentación

El salario no puede quedar por debajo del SMI vigente en 2026 ni de las tablas del convenio colectivo aplicable, salvo las reglas de compensación y absorción que procedan. Las pagas extraordinarias, complementos, pluses de turnicidad y beneficios deben incorporarse de forma consistente: si falta un plus anual de 1.200,00 €, el coste horario de 1.672 horas se infravalora en 0,72 €/hora.

Los datos de empleados deben tratarse con confidencialidad conforme al RGPD y la normativa española de protección de datos. El archivo sirve para presupuestar; las altas, bajas, nóminas y liquidaciones deben comunicarse mediante los sistemas oficiales de la Seguridad Social y el SEPE dentro de sus plazos.

La misma lógica de control debe reflejar el recuento de efectivos por mes, porque las altas y bajas alteran el presupuesto y encajan con una plantilla de plantilla mensual.

Usar el salario bruto como si fuera el coste empresarial

El fallo más caro es dividir únicamente el salario bruto entre las horas trabajadas. Con 28.000,00 € de salario, 8.400,00 € de Seguridad Social empresarial y 1.000,00 € de beneficios, el coste real es 37.400,00 €. Si se divide entre 1.760 horas, el resultado es 21,25 €/hora; ignorar los conceptos adicionales deja un desfase de 5,34 €/hora.

En un equipo de 10 personas y 1.760 horas anuales, ese error puede ocultar 93.984,00 € de coste anual si se presupuestan servicios a la tarifa incorrecta. La plantilla obliga a visualizar el coste total antes de llegar al precio del proyecto.

Confundir horas pagadas con horas disponibles

Otro error habitual es dejar el absentismo a cero porque el empleado cobra todas sus nóminas. El salario sigue siendo un coste, pero una baja, un permiso o una ausencia reduce las horas disponibles para producir. Con 2.000 horas teóricas y un 8 % de absentismo, el divisor real es 1.840 horas: un coste anual de 36.800,00 € pasa de 18,40 € a 20,00 €/hora.

También se suelen introducir 365 días en vez de los días laborables, o 7,5 horas cuando el convenio y el calendario interno trabajan con otra jornada. La revisión debe hacerse contra el calendario laboral, los cuadrantes y los informes de nómina, no contra una cifra redonda.

Modificar fórmulas y mezclar periodos

Si alguien pega valores sobre Coste SS Empresa (€), Coste Total Anual (€) u Horas Efectivas/Año, el resultado deja de actualizarse cuando cambia el salario. El mismo problema aparece al combinar salarios de 2026 con beneficios de otro ejercicio o al cargar un porcentaje de cotización sin documentar.

La imagen 1 permite distinguir visualmente las columnas de entrada de las columnas calculadas. Antes de entregar un presupuesto, bloquea las celdas de fórmula, conserva una copia del archivo original y revisa tres casos: una persona sin absentismo, otra con 5 % y otra con 10 %. Si el coste efectivo no aumenta al subir el absentismo, existe un error que puede trasladarse directamente a la cuenta de resultados.

El siguiente ajuste lógico es contrastar ese coste con la antigüedad de trabajadores, porque también puede alterar el importe final sin que cambie el salario base.

Convertir la tabla en un maestro de personal

Con cinco empleados puedes revisar fila a fila; con 50 necesitas un criterio único. Mantén el nombre, departamento, ciudad y número de empleado como identificadores estables, y carga los importes anuales desde el programa de nóminas al cierre de cada mes o trimestre.

Una persona que tarda 4 minutos en recalcular cada ficha dedica 3,3 horas al mes con 50 trabajadores. Si la plantilla evita 2 minutos de cálculo manual por fila, el ahorro es de 1,7 horas por actualización y de unas 20 horas al año si se actualiza mensualmente.

Preparar la conexión con nóminas

Exporta del programa laboral el salario bruto anualizado, los beneficios y los costes empresariales, y conserva una columna de fecha de revisión. No mezcles el coste de enero con una previsión anual sin marcarlo: para presupuestos, el dato debe ser anual y homogéneo.

• Usa listas de validación para Departamento y Ciudad, evitando variantes como Producción y produccion.
• Utiliza BUSCARV contra un maestro de personal si incorporas una tabla auxiliar de salarios y centros.
• Aplica SUMAR.SI para totalizar el coste por departamento y CONTAR.SI para comprobar cuántas personas contiene cada grupo.
• Protege las columnas calculadas y deja desbloqueadas solo las celdas de entrada.

De Excel al presupuesto mensual

La hoja Resumen debe ser el punto de salida para dirección: coste anual, coste horario y comparación entre áreas. Si 25 empleados requieren 10 minutos de revisión mensual, son 4,2 horas; con validaciones y una carga estructurada puedes bajar el control a unas 2 horas, ahorrando aproximadamente 2,2 horas al mes.

Cuando superes 50 trabajadores o necesites imputación por proyecto, centros de coste y auditoría de cambios, conserva esta plantilla como control paralelo y traslada los datos al ERP o programa de nóminas. Excel funciona bien como modelo de cálculo; no debe convertirse en el único sistema de registro laboral.