Liquidación de dietas y kilometraje - Plantilla Excel gratis

1. Abre la hoja Liquidaciones y revisa la tabla principal de la parte izquierda. Ahí introduces los datos de cada empleado y cada desplazamiento.
2. Comprueba la tabla auxiliar de tarifas de la derecha. La plantilla usa esas tarifas por departamento para calcular el importe por kilómetro.
3. Rellena los campos de viaje, fecha, empleado, departamento, kilómetros y dietas. Si un dato falta, la liquidación quedará a medias y tendrás que corregirla antes de cerrar.
4. Revisa los importes calculados y valida que el total por línea coincide con la política interna de la empresa. Si hay diferencias, corrige la tarifa o el número de kilómetros.
5. Entra en la hoja Resumen para ver el total acumulado por empleado y por periodo. Úsala para preparar el pago mensual o la exportación a nómina.
6. Consulta Instrucciones si quieres estandarizar el uso en tu equipo. Te sirve para que administración, RRHH y mandos intermedios registren lo mismo.

Esta plantilla está pensada para cerrar gastos de viaje en una pyme sin montar un Excel distinto para cada empleado. La hoja Liquidaciones concentra los datos de entrada y la tabla auxiliar de tarifas por departamento, mientras que Resumen te deja ver el total de la liquidación sin rehacer fórmulas.

En una empresa de 25 personas con 8 comerciales y 4 técnicos, una liquidación mal hecha de solo 15 viajes al mes ya te obliga a revisar 120 registros al trimestre. Si cada revisión manual te lleva 4 minutos, son 8 horas trimestrales perdidas solo en comprobar kilómetros y dietas.

Qué hace cada hoja

La primera hoja es la operativa: registras el viaje, el departamento y los kilómetros. La tabla auxiliar de la derecha fija la tarifa €/km por área, por ejemplo 0,26 € para Comercial o 0,24 € para Técnico, así no dependes de recordar importes sueltos.

Qué gana administración

Administración o RRHH valida la información antes de pasarla a nómina o a reembolso. Con un cierre mensual de 40 liquidaciones, centralizarlo en una sola hoja evita que cada mando intermedio use su propio criterio y te entrega un histórico más limpio para auditoría interna.

Qué sale al final

El resultado es un total claro por empleado y por periodo, con formato en euros y listo para comparar con el parte de gastos o con la política interna de viajes. Si el departamento usa tarifa distinta, basta con cambiar la celda de la tabla auxiliar y recalcular.

Las dietas y el kilometraje no son salario si compensan un gasto real del desplazamiento, pero conviene separarlos bien de la nómina. En la práctica, el control interno debe permitir distinguir reembolso de gasto y retribución, porque en IRPF y cotización a la Seguridad Social el tratamiento cambia según el concepto y el justificante.

Si pagas kilometraje a 0,26 € por kilómetro para un comercial que recorre 1.200 km al mes, estás compensando 312 € mensuales antes de dietas. Si ese mismo control falla y lo mezclas con salario, puedes acabar inflando bases de cotización o generando dudas en una revisión de AEAT o de la Seguridad Social.

Qué conviene documentar

Lo normal en una pyme es guardar fecha, motivo del desplazamiento, origen, destino, kilómetros y autorizador. Esa trazabilidad te permite justificar el pago y defenderlo ante una inspección interna o ante un conflicto de nómina, sobre todo si el importe se liquida cada mes junto con otras percepciones variables.

Dónde están los problemas

El lío aparece cuando la empresa paga importes fijos sin soporte, o usa una tarifa única sin criterio para todos los departamentos. Ahí no solo pierdes control contable: también puedes generar diferencias en nómina y en el tratamiento fiscal del gasto, con ajustes posteriores que cuestan tiempo y dinero.

Qué hace bien esta plantilla

La plantilla separa tarifas por departamento y deja un resumen claro para revisión. Eso te da un criterio uniforme para viajes de Comercial, Técnico, Dirección, Administración u Operaciones, y evita que cada responsable pague el kilometraje con una regla distinta.

El error más caro es pagar sin parte de kilometraje o sin política interna clara. Si abonas 150 € al mes a 12 empleados sin trazabilidad, estás moviendo 21.600 € al año con un riesgo evidente de descuadre entre lo que paga la empresa y lo que realmente se ha trabajado o desplazado.

Tarifas mal aplicadas

Un comercial con 900 km no debe liquidarse igual que un técnico con 900 km si tu empresa usa tarifas distintas por departamento. En la práctica, una diferencia de 0,02 € por km son 18 € en un solo mes; multiplicado por 10 personas y 12 meses ya son 2.160 € de desviación.

Dietas sin control documental

Si la dieta se paga como importe fijo todos los meses, sin fecha ni motivo del viaje, el problema no es solo contable. También te complica el análisis de IRPF y la defensa del gasto ante una revisión interna, porque no sabes qué parte responde a desplazamiento real y cuál es pura compensación salarial.

Revisiones manuales tardías

Corregir liquidaciones al cierre del trimestre sale más caro que revisarlas cada mes. En una plantilla de 25 trabajadores, retrasar 20 correcciones de solo 5 minutos cada una son 100 minutos de trabajo extra que no aportan valor y que suelen acabar en errores de transcripción.

Ese cierre mensual gana más sentido cuando además se cruza con una hoja de rotación de personal, porque las correcciones suelen repetirse allí donde cambian turnos, bajas y sustituciones.

Cuando pasas de 10 a 30 empleados, la liquidación manual empieza a consumir demasiadas horas. Si cada registro tarda 3 minutos y haces 60 movimientos al mes, ya estás en 3 horas mensuales solo de captura; con validaciones y tarifas bien montadas puedes bajar bastante ese tiempo.

Qué automatizar primero

• Usa SUMAR.SI para totalizar importes por empleado o por departamento sin rehacer cálculos.
• Apóyate en BUSCARV o INDICE y COINCIDIR para traer la tarifa correcta desde el maestro de departamentos.
• Bloquea celdas sensibles y deja abiertas solo las columnas de entrada para evitar cambios manuales en fórmulas.

Cuánto tiempo ahorras

Si automatizas búsquedas y totales, una revisión mensual de 40 liquidaciones puede pasar de 2 horas a unos 35-40 minutos. Eso son alrededor de 1,5 horas ahorradas al mes, o 18 horas al año, sin contar los errores que ya no tienes que corregir.

Cuándo merece la pena conectar con nómina

En cuanto el volumen supere varias decenas de líneas al mes, merece la pena preparar la salida para gestoría o programa de nóminas con un formato estable. El objetivo no es solo ahorrar clics: es que el dato llegue limpio, con el mismo criterio de tarifa y con un resumen mensual fácil de verificar.

Y, para que ese resumen mensual cuadre con festivos y turnos, conviene tener también un calendario laboral de empresa bien definido.