Control productividad Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa los criterios de objetivo, resultado, calidad, jornada, evidencias y protección de datos.
2. En Control productividad, introduce el ID, empleado, departamento, puesto, centro de trabajo y responsable.
3. Indica el periodo, las fechas de inicio y fin, las horas planificadas y las horas trabajadas. Las validaciones impiden fechas incoherentes dentro del periodo.
4. Registra las unidades o expedientes objetivo y realizados, las incidencias de calidad, las ausencias justificadas en horas y el turno.
5. Selecciona el estado de revisión y la evidencia disponible en las listas desplegables. Añade en Observaciones el contexto verificable, como formación o falta de medios.
6. Comprueba los porcentajes calculados de cumplimiento y calidad y revisa los registros marcados como Requiere seguimiento.
7. Consulta Resumen para contrastar los indicadores generales y el desglose por departamento antes del cierre mensual o de una evaluación.

Entrada de datos y responsables

En una pyme de 25 trabajadores, el responsable de cada departamento reúne al cierre de mes los objetivos y resultados de su equipo. Administración de personal incorpora el ID, puesto, centro, responsable y periodo; después contrasta las horas con el registro de jornada y los resultados con el sistema corporativo o los partes de trabajo.

El archivo no mide una cifra abstracta: sus columnas obligan a concretar unidades o expedientes objetivo y realizados. Por ejemplo, una gestora puede tener 310 expedientes previstos y 322 cerrados en junio de 2026, mientras que un coordinador de almacén puede registrar 480 pedidos objetivo y 465 realizados.

Revisión antes del cierre

El responsable debe revisar que las horas planificadas y trabajadas sean coherentes con el calendario, el turno y las ausencias justificadas. Una persona con 160 horas planificadas, 158 trabajadas y 2 horas de ausencia no debe compararse sin más con otra que haya tenido 152 horas y formación interna.

Después se documenta la evidencia en la columna T y se selecciona el estado de revisión. Pendiente significa que falta contraste; Revisado acredita una comprobación; Requiere seguimiento obliga a dejar una explicación en Observaciones y fijar una actuación concreta fuera del archivo.

Qué sale al final

Res вumen calcula los indicadores generales y el detalle por departamento. Con 3 departamentos y 25 empleados puedes detectar, por ejemplo, un área con 95 % de cumplimiento medio frente a otra con 82 %, pero la conclusión debe considerar recursos, objetivos, calidad y jornada, no solo volumen.

Jornada, objetivos y convenio

El control debe respetar el Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo aplicable. El artículo 34 ET regula la jornada y exige registrar diariamente el horario concreto de inicio y finalización; la empresa debe conservar esos registros durante 4 años y ponerlos a disposición de la persona trabajadora, su representación y la Inspección de Trabajo.

Las horas trabajadas de esta plantilla sirven para contrastar actividad, no sustituyen el registro legal. Si se detectan 30 minutos diarios no registrados en 10 personas durante 220 días, son 1.100 horas potenciales de diferencia: deben investigarse y, si son trabajo efectivo, regularizarse conforme al convenio y la nómina.

Igualdad de trato y datos

El artículo 12 ET contiene reglas específicas para el contrato a tiempo parcial, por lo que el objetivo debe ajustarse a la jornada contratada. Comparar 220 expedientes de una persona a tiempo completo con otra de media jornada sin normalizar el volumen puede generar un trato desigual y una evaluación defectuosa.

El acceso debe limitarse a RRHH, responsables autorizados y, cuando proceda, la representación legal. El artículo 88 de la LOPDGDD reconoce la desconexión digital; además, la plantilla indica que no se introduzcan diagnósticos médicos ni datos personales innecesarios. Aplica minimización y conservación definida por la empresa.

Decisiones laborales

Un porcentaje bajo no acredita por sí solo incumplimiento contractual. Antes de una medida disciplinaria deben revisarse formación, medios, instrucciones, objetivos, jornada y convenio. El archivo tampoco calcula nóminas, cotizaciones a la Seguridad Social, comunicaciones al SEPE ni bonificaciones de FUNDAE.

Medir volumen sin medir calidad

El error más caro es premiar el volumen cuando hay reclamaciones o retrabajo. En esta plantilla, una incidencia resta 5 puntos de la calidad: con 465 unidades y 3 incidencias, el cálculo operativo es 1 - (3 × 5 / 465), aproximadamente 96,8 %. No es una métrica legal universal; es el criterio incorporado al archivo y debe explicarse al equipo.

Si una empresa usa 100 puntos por incidencia en vez de 5 sin comunicarlo, dos meses de resultados dejan de ser comparables. La solución es mantener el mismo criterio para puestos equivalentes y anotar cambios de objetivos en Observaciones.

Confundir ausencia con bajo rendimiento

Otro fallo consiste en penalizar automáticamente a quien ha tenido una incapacidad temporal, un permiso o una ausencia justificada. Una persona con 160 horas planificadas y 8 horas justificadas no puede evaluarse igual que otra disponible las 160 horas sin ajustar el contexto; el dato Q identifica la diferencia, pero no decide la consecuencia.

Usar una hoja como prueba única

En una Inspección o en un conflicto, una cifra sin evidencia es débil. Si 6 de 25 registros aparecen como Revisado pero ninguno enlaza con registro de jornada, informe o parte, la revisión no queda suficientemente respaldada.

Tampoco conviene convertir un 82 % de cumplimiento en una sanción automática. Primero se verifica si el objetivo era alcanzable, si hubo falta de personal o una incidencia del sistema; después se documenta la reunión y el plan de mejora en el expediente correspondiente, no solo en una celda.

De 25 a 100 registros

La hoja Control productividad ya dispone de filas 2 a 101, por lo que permite trabajar con hasta 100 registros cargados en su estructura actual. Si una empresa pasa de 25 a 80 empleados con un registro mensual, puede usar una fila por persona y periodo; con cuatro periodos trimestrales acumulará 320 registros y tendrá que ampliar el rango con control técnico para no perder cálculos.

La plantilla no contiene una tabla de Excel ni conexiones externas, así que no debes afirmar que se actualiza desde nóminas o un sistema de fichajes. Exporta del sistema corporativo un fichero, normaliza IDs y carga solo los campos necesarios.

Automatizar el trabajo repetitivo

• Usa el ID empleado como clave única y evita escribir nombres de forma manual.
• Prepara un maestro externo de personal para completar departamento, puesto, centro y responsable con BUSCARV.
• Agrega objetivos y resultados por departamento mediante SUMAR.SI; para ratios individuales, conserva la lógica de división protegida con SI y control de errores.
• Usa validaciones para turno, estado y evidencia, evitando variantes como Pendiente, pendiente o En revisión.

Cuánto tiempo puedes ahorrar

Si RRHH revisa 25 registros y tarda 6 minutos en calcular y consolidar cada uno, emplea 2,5 horas mensuales. Con las fórmulas de cumplimiento, calidad y Resumen, una revisión bien preparada puede bajar a 3 minutos por registro: 1,25 horas, un ahorro aproximado de 1,25 horas al mes.

Cuando conectes el proceso con la gestoría, envía un extracto validado de indicadores y evidencias, no el archivo completo por defecto. Mantén separado el control de productividad de la nómina y limita los accesos conforme al RGPD.