Expediente disciplinario Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa el alcance, las cautelas de confidencialidad y la forma de referenciar evidencias.
2. En Expedientes, asigna un ID único, identifica al empleado y completa departamento, puesto, centro, responsable de RR. HH., convenio colectivo y tipo de contrato.
3. Introduce las fechas de hechos, conocimiento y apertura. Describe los hechos de forma objetiva y separa la evidencia disponible de la valoración interna.
4. Registra la comunicación de cargos, la fecha límite de alegaciones, la recepción de la respuesta y si se informó a la representación legal.
5. Actualiza el estado, resultado provisional, fecha y medida adoptada únicamente cuando exista una decisión documentada y revisada.
6. Completa la fecha de comunicación de resolución, recurso o revisión interna, responsable de custodia, ubicación segura y observaciones.
7. Consulta Resumen para priorizar plazos y revisar la carga por estado o departamento; no copies allí datos sensibles.

En una pyme de 25 personas, el responsable de RR. HH. suele recibir la incidencia del encargado o de dirección, mientras el gestor laboral revisa el convenio colectivo y el asesoramiento jurídico. El flujo correcto empieza con un hecho concreto, continúa con la identificación de la fecha de conocimiento y termina con una resolución comunicada y documentada.

Registro inicial y comprobación de hechos

En Expedientes, crea un ID como EXP-2026-004 y completa las columnas A a O. La fecha de hechos no es lo mismo que la fecha de conocimiento: una diferencia de 12 días puede afectar al cómputo de prescripción. En una incidencia de registro de jornada, por ejemplo, anota el periodo revisado, el parte o informe utilizado y la ubicación segura de la evidencia, sin pegar documentos sensibles en la hoja.

Audiencia, decisión y cierre

Después de comunicar los cargos, introduce la fecha límite de alegaciones en Q y la recepción en R. Una persona trabajadora que recibe cargos el 03/09/2026 y dispone de plazo hasta el 08/09/2026 debe quedar identificada como en plazo, no como resuelta. Tras valorar los hechos y las alegaciones, registra resultado, medida, fecha de resolución y comunicación.

La imagen 1 muestra Expedientes con 31 columnas, desde ID expediente hasta Días hasta resolución. La imagen 2 muestra el panel Resumen: con 3 expedientes de ejemplo, el total es 3, los abiertos son 2 y el recuento se distribuye por estados y departamentos. La imagen 3 corresponde a Instrucciones y recuerda que el archivo es de seguimiento interno, no una resolución jurídica.

El Estatuto de los Trabajadores exige que las sanciones se ajusten a la graduación prevista legalmente o en el convenio colectivo. El artículo 58 regula la dirección empresarial y las sanciones, y obliga a comunicar por escrito las sanciones por faltas graves y muy graves, indicando hechos y fecha. La plantilla deja campos para cargos, alegaciones, resolución y comunicación, pero no determina la sanción válida.

Prescripción y convenio aplicable

El artículo 60.2 del Estatuto fija, con carácter general, una prescripción de 10 días para faltas leves, 20 para graves y 60 para muy graves desde que la empresa conoce los hechos; en todo caso, las faltas prescriben a los 6 meses de haberse cometido. Si la empresa conoce una falta grave el 10/09/2026, el plazo general sería hasta el 30/09/2026, salvo reglas aplicables al cómputo y al convenio. Por eso se registran por separado la fecha de hechos y la de conocimiento.

Garantías antes de sancionar

La comunicación debe permitir conocer los hechos imputados y ejercer la defensa. Si la persona está afiliada y la empresa conoce esa afiliación, el artículo 10.3.3 de la Ley Orgánica de Libertad Sindical exige audiencia previa a los delegados sindicales en sanciones por faltas graves o muy graves. Si existe representación legal, la información o audiencia dependerá del caso y de la norma aplicable.

Los datos del expediente están sujetos al artículo 5 del RGPD, a la LOPDGDD y a las políticas internas de conservación. El archivo debe limitarse a personal autorizado. Una sanción no puede apoyarse solo en el estado calculado AD: esa alerta es administrativa y no sustituye el análisis de prescripción, convenio, prueba ni procedimiento.

El error que más problemas genera es abrir el expediente con una descripción genérica como incumplimiento de normas. En una reclamación, decir que una persona llegó tarde 8 veces no equivale a indicar fechas, horario previsto, registro de jornada, explicación recibida y norma del convenio presuntamente incumplida. La columna N debe resumir hechos verificables; O debe identificar la evidencia, no contener opiniones.

Fechas incoherentes y plazos sin control

Un caso con hechos del 01/07/2026, conocimiento del 05/07/2026 y apertura del 20/08/2026 exige revisar de inmediato la prescripción y la justificación de la demora. Si se comunican cargos el 03/09/2026 y Q queda vacío, AD mostrará Sin fecha; si Q ya venció, mostrará Revisar plazo. No cambies manualmente esas columnas calculadas para ocultar un retraso.

Medidas desproporcionadas y custodia deficiente

Aplicar una sanción muy grave por una incidencia aislada, cuando el convenio la califica como leve, puede terminar en impugnación y salarios de tramitación si la medida se anula. La plantilla permite comparar tipificación interna y convenio, pero no hace esa calificación jurídica. La decisión debe explicar hechos probados, alegaciones valoradas y proporcionalidad.

Otro fallo costoso es guardar capturas, correos o informes dentro de una carpeta compartida sin permisos. En una empresa de 25 trabajadores, que 6 personas tengan acceso indiscriminado a 10 expedientes revela una brecha de confidencialidad, aunque ningún documento se haya enviado fuera. La columna AA debe apuntar a un repositorio seguro y Z identificar a quien custodia; no debe contener enlaces públicos ni copias duplicadas.

Ante una Inspección de Trabajo o un juicio, un expediente ordenado ayuda a reconstruir la cronología, pero no convierte una sanción defectuosa en válida. Revisa especialmente comunicación, audiencia, convenio, prueba y fechas antes de marcar Cerrado.

La plantilla está preparada para 999 filas operativas además de la cabecera, desde la fila 2 hasta la 1000. En una pyme que pasa de 5 a 30 expedientes anuales, conviene mantener un único maestro en Expedientes y usar Resumen solo para seguimiento agregado. No dupliques un caso en varias filas: eso falsearía el total y los recuentos por estado.

Fórmulas que reducen revisión manual

AC calcula los días desde apertura; si existe fecha de resolución en V, AE calcula los días hasta resolución. AD clasifica el plazo según Q y T: por ejemplo, un expediente abierto el 25/08/2026 con límite de alegaciones el 08/09/2026 puede pasar automáticamente a Vence pronto cuando faltan 3 días o menos. El promedio de Días hasta resolución del Resumen solo usa valores positivos con fecha disponible.

Preparación para la gestoría y auditoría interna

Antes de enviar información al gestor laboral, filtra por estado y exporta únicamente los campos necesarios. Una revisión mensual de 20 expedientes puede pasar de 2 horas de recuento manual a unos 30 minutos si el responsable usa el panel y comprueba solo las alertas, un ahorro aproximado de 1,5 horas al mes.

• Usa IDs únicos con el patrón EXP-2026-001 y no reutilices un ID archivado.
• Mantén las listas desplegables para evitar que Cerrado, cerrado y CERRADO aparezcan como estados distintos.
• Limita permisos de edición a RR. HH. y lectura al personal estrictamente necesario.
• Conserva versiones conforme a la política interna y registra quién consulta o modifica el archivo.

La automatización disponible es de seguimiento y recuento. No hay conexión con nóminas, Seguridad Social, SEPE ni sistemas documentales; cualquier integración debe hacerse fuera de este libro y con controles de acceso.