Cómo hacer el registro de jornada laboral (control horario) en Excel
Desde 2019 la ley obliga a casi todas las empresas a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora. No es un papeleo más: es uno de los primeros documentos que pide la Inspección de Trabajo y su ausencia se sanciona como infracción grave. La buena noticia es que con una hoja de cálculo bien montada cumples sin pagar software. En esta guía te explico, desde RRHH, cómo montar el control horario en Excel paso a paso.
Qué exige la ley en el registro de jornada
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar el horario concreto de inicio y de fin de la jornada de cada empleado, día a día. No basta con anotar el total de horas: tienen que constar las horas reales de entrada y salida. Además debes:
- Conservar los registros durante cuatro años y tenerlos disponibles para la plantilla, sus representantes y la Inspección.
- Reflejar las pausas que no computan como tiempo de trabajo si así se ha pactado.
- Diferenciar la jornada ordinaria de las horas extraordinarias.
Cómo montar la plantilla de control horario en Excel
La estructura mínima que funciona y que aguanta una revisión es una fila por empleado y día con estas columnas: Fecha, Empleado, Hora de entrada, Hora de salida, Pausa (minutos) y Total trabajado. El cálculo del total es lo único delicado, porque Excel trabaja las horas como fracciones de día.
La fórmula del total de horas
Si la entrada está en C2, la salida en D2 y la pausa en minutos en E2, el tiempo trabajado se calcula restando y descontando la pausa:
=(D2-C2)-(E2/1440)El 1440 son los minutos que tiene un día (24 × 60), así convertimos la pausa a fracción de día. Da formato de hora [h]:mm a la celda para que sume bien más de 24 horas en los totales semanales. Para evitar que aparezca un valor raro cuando la fila está vacía, envuelve el cálculo:
=IF(OR(C2="", D2=""), "", (D2-C2)-(E2/1440))Sumar la jornada semanal y avisar de horas extra
Para el total de la semana de un empleado usa SUMIFS sumando por nombre y rango de fechas. Y para marcar en rojo cuando alguien supera las 40 horas semanales puedes apoyarte en una columna de control:
=IF(F2>TIME(40,0,0), "Revisar horas extra", "OK")Errores típicos que detecta una inspección
| Error | Por qué falla |
|---|---|
| Solo anotar el total de horas | La ley exige hora de entrada y de salida concretas |
| Rellenar el registro a final de mes | El registro debe ser diario y veraz |
| No firmar ni validar el registro | Conviene que el empleado confirme su jornada |
| Borrar los datos cada año | Hay que conservarlos cuatro años |
Si prefieres no montar la hoja desde cero, puedes descargar nuestra plantilla de registro de jornada laboral diario o la versión de control de fichajes, ya preparadas con estas fórmulas. Para teletrabajo tienes además el registro de teletrabajo.
Preguntas frecuentes
¿El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas?
Sí, con carácter general para todas las personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia del tamaño de la empresa o del sector. Hay particularidades para la alta dirección y algunos colectivos, pero la regla general es que se registra.
¿Puedo llevar el control horario en Excel o necesito una app?
La ley no impone un sistema concreto. Excel es válido siempre que el registro sea diario, fiable y conservado cuatro años. Una app facilita el fichaje, pero una hoja bien organizada cumple igualmente.
¿Cuánto tiempo debo guardar los registros?
Cuatro años, a disposición de la plantilla, de la representación legal de los trabajadores y de la Inspección de Trabajo.