Fichaje de entrada y salida Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Fichajes y completa una fila por cada jornada. Pon fecha, empleado, centro y las horas reales de entrada y salida.
2. Rellena la pausa en minutos y la jornada objetivo diaria. Así la plantilla calcula el exceso o defecto de horas sin que tengas que hacer cuentas.
3. Usa el campo Estado para marcar si el fichaje está correcto, pendiente o tiene incidencia. Eso te evita revisar toda la hoja al final del mes.
4. Escribe observaciones solo cuando haya un motivo real: retraso, visita médica, cambio de turno o ajuste autorizado.
5. Ve a la hoja Resumen para comprobar totales por empleado, horas trabajadas y horas extra acumuladas.
6. Antes de cerrar nómina, cruza el resumen con el cuadrante y valida que las horas extra coinciden con lo que vas a pagar o compensar.
7. Guarda el archivo por mes y bloquea las celdas con fórmulas si lo compartes con mandos intermedios o encargados.

La hoja Fichajes es la que manda. En la captura de la primera hoja ves una tabla con 14 columnas: ID_Fichaje, Fecha, Empleado, Departamento, Centro, Hora_Entrada, Hora_Salida, Pausa_Min, Horas_Trabajadas, Jornada_Objetivo, Horas_Extra, Estado, Observaciones e Importe_Extra.

En una pyme de 25 personas, lo normal es que Recursos Humanos o administración cargue el registro cada día y que el encargado de turno solo revise incidencias. Si tienes un restaurante con turnos partidos, esta estructura te permite ver en una sola línea quién ha hecho 7,5 horas reales, quién ha salido 20 minutos antes y quién tiene un exceso pendiente de compensar.

Qué aporta la hoja fichajes

La plantilla ya viene preparada con un título general y una fila de cabecera muy visible. Los anchos de columna están ajustados para escribir nombres completos, centros y observaciones sin romper el formato, algo que en Excel ahorra mucho tiempo cuando trabajas con 100 o 200 fichajes al mes.

Cómo encaja con el cierre mensual

La hoja de resumen concentra el total por empleado y por centro para que no tengas que sumar línea por línea. En un mes con 22 días laborables y 18 empleados, revisar manualmente más de 396 fichas es una pérdida de tiempo; con la plantilla, el cierre se hace en minutos y no en horas.

Si además usas la columna Importe_Extra, puedes llevar ya una estimación económica de las horas extra antes de pasarlas a nómina. Eso es útil cuando quieres controlar el coste laboral real frente a la jornada objetivo pactada.

El Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar el registro diario de jornada para toda la plantilla. La base legal está en el artículo 34.9 ET, reforzado por el RD-ley 8/2019, y el registro debe conservarse durante 4 años y estar a disposición de la persona trabajadora, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

Si tu empresa tiene 14 empleados y pierde el histórico de 6 meses porque alguien sobrescribe el archivo, el problema no es solo operativo. Ante una visita de Inspección, la multa por incumplimiento del registro horario puede ir de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo, según la gravedad y la reiteración.

Qué datos mínimos conviene guardar

La hora de entrada y salida, la pausa cuando exista y la identificación clara del trabajador son la base. Si trabajas con jornada parcial, el control es todavía más delicado, porque el artículo 12 ET exige que las horas complementarias queden bien separadas de las ordinarias.

En una clínica con guardias, no te vale un apunte genérico de presencia. Necesitas poder demostrar qué día se trabajó, a qué hora empezó y terminó el servicio y si la jornada objetivo era de 8 horas o de 12, porque de eso dependen el cómputo de horas extra y posibles descansos compensatorios.

Qué pasa con el resto de obligaciones laborales

Si superas 50 trabajadores, entra en juego el plan de igualdad según el RD 901/2020. Y si el cuadrante toca descansos, recuerda la jornada mínima de 12 horas entre jornadas y el descanso semanal de día y medio, salvo excepciones muy concretas del convenio colectivo.

También conviene respetar la desconexión digital del artículo 88 de la LOPDGDD. Un registro horario no sirve para convertir la plantilla en disponibilidad permanente; sirve para documentar jornada real, no para normalizar prolongaciones diarias sin pagar ni compensar.

El error más caro es dejar que los trabajadores fichen a ojo o que un mando cambie horas después sin rastro. Si un empleado hace 30 minutos más al día y no lo registras durante 20 días, te vas a 10 horas de posible deuda de tiempo, que luego se convierten en reclamación, conflicto o pago atrasado.

En una empresa de 12 personas, una hora extra mal pagada al mes por persona son 144 horas al año. Si el coste medio de esa hora está en 18 €, el agujero llega a 2.592 € sin contar recargos, tensiones internas ni el tiempo que pierdes corrigiendo nóminas.

El papel sin orden y el Excel sin control no aguantan una inspección igual

El papel puede ser válido, pero es muy fácil que se pierda, se rellene después o quede incompleto. Un Excel con fecha, usuario, histórico y archivo mensual cerrado es mucho más defendible porque te permite enseñar el registro diario y demostrar que no lo has manipulado a posteriori.

Errores típicos que te cuestan dinero

Uno muy común es no descontar bien la pausa. Si la comida son 30 minutos y la persona ha estado fuera 45, esos 15 minutos de más, multiplicados por 22 días y 8 trabajadores, son 44 horas al mes que acabas pagando o discutiendo.

Otro fallo es mezclar incidencias con horas normales. Si no marcas el estado, después no sabes si una salida a las 15:00 fue un permiso, una cita médica o un abandono real del puesto; y cuando llega la reclamación, ya no tienes una prueba limpia.

Esa misma limpieza del dato exige un registro de fichajes bien separado de las incidencias, para que cada salida quede identificada sin dudas cuando revises la jornada real.

Cuando pasas de 10 a 50 personas, la clave es dejar de copiar y pegar datos. La plantilla ya está montada para que el Resumen reduzca el trabajo manual y para que puedas extraer totales por empleado sin repasar cada línea una por una.

Qué automatizar primero

• Usa SUMAR.SI para totalizar horas por empleado o por centro.
• Aplica BUSCARV o INDICE + COINCIDIR para traer departamento, jornada objetivo o centro desde un maestro de personal.
• Bloquea celdas con fórmulas para que nadie toque el cálculo de horas trabajadas o horas extra.
• Valida entradas de fecha y hora para evitar errores de formato que luego rompen el cierre mensual.

Si ahora tardas 3 minutos por registro en revisar y corregir, con 20 fichajes diarios estás perdiendo 1 hora al día. En un mes de 22 días laborables, son 22 horas que puedes bajar a menos de 6 si automatizas búsquedas y totales.

Cómo preparar el salto a nómina

La columna Importe_Extra te ayuda a estimar el coste antes de pasar datos a la gestoría. Si la hora extra se paga a 19 € y tienes 15 horas al mes, ya sabes que el impacto mínimo es de 285 € antes de cotización y posibles recargos.

Con más volumen, lo correcto es mantener un maestro de personal único y no duplicar nombres en cada hoja mensual. Así reduces errores de escritura, evitas diferencias entre el fichaje y la nómina y puedes cerrar el mes con un solo archivo de trabajo bien ordenado.

Con más volumen, el siguiente paso es llevar también un control de teletrabajo único, para no mezclar los días presenciales con las ausencias y cerrar cada mes con un archivo de trabajo bien ordenado.